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많은 소규모 사무실에는 아무도 언급하고 싶지 않은 서류 캐비닛이 하나 있습니다.
급여명세서 사본으로 가득 차 있고, 직원별·날짜별로 (대충) 정리되어 있습니다. 맨 아래 서랍은 3년 동안 열어본 사람이 없습니다.
누군가 주택담보대출 신청을 위해 2024년 11월 급여명세서를 요청하면, 누군가가 20분간 폴더를 뒤져야 합니다.
반면, 같은 거리의 다른 회사 직원은 포털에 로그인하여 "2024년 11월"을 클릭하고, 10초 만에 PDF를 다운로드합니다.
비교
| 종이 | 디지털 | |
|---|---|---|
| 명세서당 비용 | $1.50~3.00 | 거의 무료 |
| 전달 속도 | 1~5일 | 즉시 |
| 보안 | 분실, 도난, 타인에게 노출 가능 | 비밀번호 보호, 암호화 |
| 보관 | 서류 캐비닛 | 클라우드, 무제한 |
| 검색성 | 수작업 | 키워드 검색 |
| 직원 접근 | 업무시간에만 | 24시간 셀프서비스 |
| 감사 추적 | 수동 기록 | 자동 확인 |
| 재해 복구 | 화재/침수에 취약 | 클라우드 백업 |
비용 계산
직원 50명이 월급을 받는 회사 기준:
종이
| 항목 | 연간 비용 |
|---|---|
| 용지 + 인쇄 | $300 |
| 봉투 | $120 |
| 우편료 | $600 |
| 인건비 (1회 10분 × 12개월) | 약 $200 |
| 정리 + 보관 | 약 $100 |
| 합계 | 약 $1,320 |
디지털
| 항목 | 연간 비용 |
|---|---|
| 급여명세서 소프트웨어 | $0~948 |
| 인건비 (1회 2분 × 12개월) | 약 $40 |
| 합계 | $40~988 |
직원 50명 규모에서 절감액은 적당합니다. 200명 이상이 되면 종이 비용은 4배로 뛰지만 디지털 비용은 거의 변하지 않습니다.
보안: 생각과 다를 수 있습니다
직관적인 가정: 디지털 = 해킹 가능, 종이 = 안전.
현실은 좀 더 복잡합니다.
종이의 위험
- 우편 분실 또는 잘못된 주소로 배달
- 프린터 근처에 있는 누구나 볼 수 있음
- 책상 위에 방치되거나 파쇄 없이 버려짐
- 일단 손을 떠나면 접근을 취소할 수 없음
디지털의 장점
- 비밀번호로 보호된 PDF
- 전송 중 암호화 (TLS)
- 인증된 포털 접근
- 접근 로그 — 누가 언제 무엇을 열람했는지 확인 가능
- 유출 시 계정 잠금 가능
관리해야 할 디지털 위험
- 급여명세서 알림을 가장한 피싱 이메일
- 직원 포털의 취약한 비밀번호
- 서비스 제공업체의 보안 수준이 중요 — SOC 2, ISO 27001 인증 확인
보호되지 않은 PDF를 Gmail 계정에서 그냥 보내지 마세요. 그것은 종이보다 더 위험합니다.
법적 환경
완전 허용 — 특별 조건 없음
- 영국 — 제한 없음
- 호주 — Fair Work Act(공정근로법)에 따라 명시적 허용
- 싱가포르 — 직원이 접근 가능해야 함
직원 동의 필요
- 독일 — 명시적 동의 필요
- 프랑스 — 직원이 언제든지 거부 가능, 고용주는 종이로 복귀해야 함
미국 — 주마다 다름
대부분의 주에서 전자 전달을 인정하지만, 일부 주에서는 직원의 사전 동의 또는 쉽게 인쇄할 수 있는 환경을 요구합니다.
관할권에 관계없는 모범 사례: 디지털로 전환하되, 항상 종이 명세서 선택권을 제공하세요.
직원이 실제로 원하는 것
바로 이 부분에서 디지털의 강점이 가장 두드러집니다.
대부분의 직원은 급여일 며칠 후에 도착하는 종이를 원하지 않습니다. 급여일 당일에 급여명세서를 확인하고, 숫자를 검증한 뒤, 넘어가고 싶어 합니다.
셀프서비스 포털이 핵심 기능입니다:
- 어떤 기기에서든 즉시 접근
- 입사일부터의 전체 이력
- 주택담보대출, 비자 신청, 임대차 계약을 위한 PDF 다운로드
- "3월 급여명세서 다시 보내주실 수 있나요?" 같은 인사팀 문의 불필요
직원의 72%가 주택담보대출, 비자, 임대차 신청을 위해 이전 급여명세서가 필요했던 경험이 있습니다. 즉시 다운로드가 "파일 뒤져보고 연락드릴게요"보다 낫습니다.
전환 방법
1주차 — 병행 운영
한 급여 기간 동안 종이와 디지털을 동시에 발송합니다. 전적으로 의존하기 전에 잘못된 이메일 주소, 메일 필터, 포털 접근 문제를 확인할 수 있습니다.
2주차 — 안내
직원에게 무엇이 변경되는지, 그 이유는 무엇인지, 급여명세서에 어떻게 접근하는지 알립니다. 스크린샷이 도움이 됩니다. 종이 명세서 선택권을 안내하세요.
3주차 이후 — 종이 단계적 폐지
병행 운영이 성공적이면 인쇄를 중단합니다. 종이 선택권은 계속 유지하세요.
가장 흔한 문제는 직원의 저항이 아닙니다 — 시스템에 등록된 오래된 이메일 주소입니다. 먼저 이메일 주소를 정리하세요.
서류 캐비닛 문제
기록 보관 의무는 여전히 있습니다 — 3년(미국), 6년(영국), 7년(호주). 디지털이 이를 더 쉽게 만들어 줍니다: 클라우드 저장소는 검색 가능하고, 자동 백업되며, 바닥 공간이 필요 없습니다.
기존 종이 서류는 보존 기간이 지나거나 디지털화를 완료하기 전까지 폐기하지 마세요.
지금 전환하세요
CleverSlip은 기본적으로 디지털 방식으로 급여명세서를 제공합니다 — 비밀번호로 보호된 PDF를 이메일로 전송하거나, 직원 셀프서비스 포털을 통해 제공합니다. 직원은 전체 이력에 언제든 접근할 수 있습니다. 고용주는 완전한 감사 추적 기록을 확보합니다.
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