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급여 실수는 대부분 극적이지 않습니다. 어느 날 갑자기 초과근무를 잘못 계산하기로 작정하는 사람은 없습니다.
오류는 조용히 스며듭니다 — 1월에 업데이트하지 않은 세율, 생산 보너스를 포함하지 않은 초과근무 계산, 복리후생 공제 설정이 일주일 늦어진 신규 입사자.
급여 1회당 $20 오류가 직원 30명에 걸쳐 발생하면, 연말까지 $12,480입니다. 벌금은 별도입니다.
1. 근로자 분류 오류
실제로는 직원인 사람을 "프리랜서"라고 부르면 급여세와 복리후생비를 절약할 수 있습니다 — 세무 당국이 재분류하기 전까지는요.
| 국가 | 결과 |
|---|---|
| 미국 | IRS 벌금 미납 고용세의 최대 100% |
| 영국 | HMRC IR35 집행 — 수년 전까지 소급하는 세금 청구 |
| 호주 | ATO 재분류 + 소급 급여 + 벌금 |
판단 기준: 언제, 어디서, 어떻게 일하는지를 통제한다면, 계약서에 무엇이라 적혀 있든 그 사람은 아마도 직원입니다.
2. 작년 세율 사용
매년 1월에는 무언가가 바뀝니다. 세율 구간이 변하고, 임금 상한이 조정되고, 연금 한도가 수정됩니다.
2026년에만 해도: 미국 여러 주에서 소득세율이 변경되었고, Social Security 임금 상한이 $176,100으로 이동했으며, 호주의 퇴직연금 의무 적립률이 11.5%로 올랐습니다.
2월에 2025년 세율을 쓰고 있다면? 모든 직원의 원천징수가 조금씩 틀어집니다. 급여당 $10~30 차이는 아무도 눈치채지 못합니다. 하지만 12월이면 전체 인원에 걸쳐 차이를 조정해야 합니다.
해결책: 매 과세연도 초에 모든 세율과 기준금액을 확인하세요. 매년. 예외 없이.
3. 초과근무 계산 오류
실수는 1.5배를 지급하지 않는 것이 아닙니다. 대부분의 고용주는 그 규정을 알고 있습니다.
실수는 잘못된 기준에 1.5배를 적용하는 것입니다.
FLSA(공정근로기준법)에 따르면, "통상시급"에는 비재량 상여금, 교대근무 수당, 커미션이 포함되어야 합니다.
예시
시급 $20인 직원이 주 40시간 근무에 $400 생산 보너스를 받았을 때:
| 잘못된 계산 | 올바른 계산 | |
|---|---|---|
| 통상시급 | $20/시간 | $30/시간 ($800 + $400 ÷ 40) |
| 초과근무 시급 | $30/시간 | $45/시간 |
| 초과근무 시간당 차이 | — | $15 |
시급 근로자 팀 기준으로 1년이면 수천만 원 차이가 납니다.
4. 신고 기한 미준수
| 국가 | 벌금 |
|---|---|
| 미국 (IRS) | 지연 기간에 따라 미납세금의 2%~15% |
| 영국 (HMRC) | £100부터 시작, 매월 증가 |
| 호주 (ATO) | 28일 기간당, 신고서당 $313 |
이런 벌금은 완전히 피할 수 있습니다. 알림을 설정하세요. 며칠 일찍 신고하세요. 하루 늦게 신고하는 벌금은 하루 일찍 신고하는 비용보다 항상 큽니다.
5. 기록 보존 기간 미준수
| 국가 | 보존 기간 |
|---|---|
| 미국 (FLSA) | 3년 (일부 주: 4~7년) |
| 영국 | 6년 |
| 호주 | 7년 |
감사 시 기록을 제출하지 못하면 입증 책임이 고용주에게 넘어갑니다.
의도적으로 파기하는 경우는 거의 없습니다. 사무실 이전, 하드디스크 고장, 시스템 마이그레이션 과정에서 기록을 잃어버리는 것입니다. 자동 백업이 되는 디지털 저장소를 사용하면 이 위험을 완전히 제거할 수 있습니다.
6. 불완전한 급여명세서
사소해 보이지만, 누군가 불만을 제기하면 달라집니다.
| 국가 | 벌금 |
|---|---|
| 캘리포니아 | 첫 번째 $50, 이후 $100 — 직원 1인, 급여 기간 1회 기준 |
| 호주 | 위반 건당 AUD $19,800 |
| 프랑스 | 부적합 명세서당 최대 €450 |
| 영국 | 미통보 공제에 대한 심판소 청구 |
오류는 대개 항목 누락입니다 — 영국 명세서에서 근무시간 미기재, 호주 명세서에서 퇴직연금(super) 미표시, 캘리포니아 명세서에서 급여 기간 날짜 누락 등.
7. 급여 지연 지급
급여 지연은 거의 어떤 것보다 빠르게 신뢰를 무너뜨립니다.
인간적 영향 외에도 법적 결과가 있습니다. **캘리포니아의 대기시간 벌금(waiting-time penalties)**은 최종 급여가 늦어진 매일 직원 일급에 해당하는 금액이며, 최대 30일까지 적용됩니다.
여유 시간 확보: 급여일이 금요일이면 화요일에 급여를 처리하세요. 은행 처리 지연을 감안하세요. 급여 담당자가 부재할 때를 위한 백업 계획을 마련하세요.
8. 복리후생 공제 오류
신규 직원이 가족 건강보험을 선택했는데 개인 보험으로 등록됩니다. 누군가 연중에 치과보험을 해지했는데 공제는 계속됩니다. 이런 오류는 눈에 띄지 않으며 — 직원이 수개월간 알아차리지 못할 수 있습니다.
해결책: 매월 복리후생 공제와 가입 기록을 대조하세요. 한 시간이면 되지만, 수정하려면 훨씬 오래 걸리는 문제를 예방할 수 있습니다.
9. 기간 중 변경 미반영
15일에 직원이 급여 인상을 받았습니다. 새 급여율을 해당 월 전체에 적용할 수 없습니다.
새로운 압류 명령, 세금 신고 상태 변경, 기간 중 복리후생 가입 변경도 마찬가지입니다. 새 적용률을 전체 기간에 적용하면 연간 누계, 원천징수세, 복리후생에서 차이가 발생합니다.
유효 일자를 입력하세요, 다음 기간 시작일이 아니라. 대부분의 급여 소프트웨어는 날짜만 정확하면 자동으로 일할 계산합니다.
10. 스프레드시트로 급여 처리
스프레드시트는 변경된 세율을 알려주지 않습니다. 누락된 공제를 표시하지 않습니다. 법규를 준수하는 급여명세서를 생성하지 않습니다. 세금 신고서를 제출하지 않습니다.
그리고 18개월 전에 만든 수식 — 상여금이 있는 달에 초과근무가 발생하지 않는 한 완벽하게 작동하는 그 수식 — 은 언제 터질지 모르는 잠재적 오류입니다.
급여 소프트웨어 비용은 거의 항상 스프레드시트 오류 한 건의 비용보다 적습니다.
공통된 원인
이 실수들 대부분은 하나의 근본 원인을 공유합니다: 누군가가 적시에 정확한 숫자로 올바른 일을 해야 하는 수작업 프로세스.
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