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- 1. Clasificar mal a los trabajadores
- 2. Usar las tasas fiscales del ano pasado
- 3. Calcular mal las horas extra
- Ejemplo
- 4. Incumplir plazos de declaracion
- 5. No conservar registros el tiempo suficiente
- 6. Nominas incompletas
- 7. Pagar con retraso
- 8. Equivocarse en las deducciones de beneficios
- 9. No prorratear cambios a mitad de periodo
- 10. Gestionar la nomina con hojas de calculo
- El hilo conductor
Los errores de nomina rara vez son dramaticos. Nadie se levanta un dia y decide calcular mal las horas extra.
Los errores se filtran silenciosamente -- una tasa fiscal no actualizada en enero, un calculo de horas extra que no incluye una bonificacion por produccion, un nuevo empleado cuya deduccion de beneficios se configuro una semana tarde.
Un error de $20 por nomina, en 30 empleados, son $12,480 al final del ano. Y eso es antes de las sanciones.
1. Clasificar mal a los trabajadores
Llamar a alguien "autonomo" o "contratista" cuando en realidad es un empleado te ahorra impuestos laborales y beneficios -- hasta que la autoridad fiscal los reclasifica.
| Pais | Que ocurre |
|---|---|
| EE.UU. | Sanciones del IRS de hasta el 100% de los impuestos laborales no pagados |
| Reino Unido | Aplicacion del IR35 por HMRC -- facturas fiscales retroactivas de anos atras |
| Australia | Reclasificacion de la ATO + pagos retroactivos + sanciones |
La prueba: Si controlas cuando, donde y como trabaja alguien, probablemente sea un empleado -- independientemente de lo que diga el contrato.
2. Usar las tasas fiscales del ano pasado
Cada enero cambia algo. Los tramos se ajustan, las bases salariales se actualizan, los topes de pension se modifican.
Solo en 2026: varios estados de EE.UU. cambiaron las tasas del impuesto sobre la renta, la base salarial del Social Security paso a $176,100 y la super guarantee de Australia subio al 11.5%.
Usar las tasas de 2025 en febrero? La retencion de cada empleado estara ligeramente mal. Nadie nota $10-30 por nomina. Pero en diciembre, estaras cuadrando discrepancias en toda tu plantilla.
Solucion: Verifica todas las tasas y umbrales al inicio de cada ano fiscal. Todos los anos. Sin excepcion.
3. Calcular mal las horas extra
El error no es no pagar 1.5x. La mayoria de los empleadores conocen esa regla.
El error es calcular 1.5x sobre la base incorrecta.
Segun la FLSA, la "tarifa regular" debe incluir bonificaciones no discrecionales, diferenciales de turno y comisiones.
Ejemplo
Un empleado gana $20/hora y recibio una bonificacion por produccion de $400 en una semana de 40 horas.
| Incorrecto | Correcto | |
|---|---|---|
| Tarifa regular | $20/hr | $30/hr ($800 + $400 / 40) |
| Tarifa de horas extra | $30/hr | $45/hr |
| Diferencia por hora extra | -- | $15 |
A lo largo de un ano, para un equipo de trabajadores por hora, esto suma cifras de cinco digitos.
4. Incumplir plazos de declaracion
| Pais | Sancion |
|---|---|
| EE.UU. (IRS) | 2%-15% del impuesto no pagado segun el retraso |
| Reino Unido (HMRC) | Empieza en GBP100, aumenta cada mes |
| Australia (ATO) | $313 por periodo de 28 dias, por declaracion |
Estas sanciones son totalmente evitables. Pon recordatorios. Declara unos dias antes. La sancion por declarar un dia tarde siempre supera el coste de declarar un dia antes.
5. No conservar registros el tiempo suficiente
| Pais | Periodo de conservacion |
|---|---|
| EE.UU. (FLSA) | 3 anos (algunos estados: 4-7) |
| Reino Unido | 6 anos |
| Australia | 7 anos |
Si no puedes presentar registros durante una auditoria, la carga de la prueba recae sobre ti.
El error normalmente no es destruccion deliberada. Es perder registros durante una mudanza de oficina, un fallo del disco duro o una migracion de sistemas. El almacenamiento digital con copias de seguridad automaticas elimina este riesgo por completo.
6. Nominas incompletas
Parece algo menor hasta que alguien presenta una queja.
| Pais | Sancion |
|---|---|
| California | $50 la primera vez, $100 las siguientes -- por empleado, por periodo de pago |
| Australia | AUD $19,800 por infraccion |
| Francia | Hasta EUR450 por nomina no conforme |
| Reino Unido | Reclamacion ante el Tribunal por deducciones no notificadas |
Los errores suelen ser campos faltantes -- olvidar las horas en nominas del Reino Unido, no mostrar el superannuation en nominas australianas, omitir las fechas del periodo de pago en recibos de California.
7. Pagar con retraso
El pago tardio destruye la confianza mas rapido que casi cualquier otra cosa.
Mas alla del impacto humano, hay consecuencias legales. Las sanciones por tiempo de espera de California (waiting-time penalties) equivalen al salario diario del empleado por cada dia de retraso en el pago final, hasta 30 dias.
Margen de seguridad: Si el dia de pago es el viernes, procesa la nomina el martes. Ten en cuenta los plazos de procesamiento bancario. Ten un plan B para cuando la persona de nominas no este disponible.
8. Equivocarse en las deducciones de beneficios
Un nuevo empleado elige el plan de salud familiar pero le inscriben en la cobertura individual. Alguien cancela el dental a mitad de ano pero la deduccion sigue descontandose. Estos errores son silenciosos -- el empleado puede no darse cuenta durante meses.
Solucion: Concilia las deducciones de beneficios con los registros de inscripcion cada mes. Lleva una hora y previene problemas que tardan mucho mas en resolverse.
9. No prorratear cambios a mitad de periodo
Un empleado recibe un aumento el dia 15. No puedes simplemente aplicar la nueva tarifa a todo el mes.
Lo mismo ocurre con nuevas ordenes de embargo, cambios en el estado fiscal e inscripciones de beneficios a mitad de periodo. Aplicar la nueva tarifa a todo el periodo crea discrepancias en los acumulados del ejercicio, retenciones fiscales y beneficios.
Introduce la fecha efectiva, no el inicio del siguiente periodo. La mayoria del software de nominas prorratea automaticamente si introduces la fecha correcta.
10. Gestionar la nomina con hojas de calculo
Las hojas de calculo no te avisan cuando cambian las tasas fiscales. No senalan deducciones faltantes. No generan nominas conformes con la normativa. No presentan declaraciones fiscales.
Y esa formula que escribiste hace 18 meses -- la que funciona perfectamente a menos que alguien tenga horas extra en un mes con bonificacion -- es un fallo silencioso esperando a ocurrir.
El coste del software de nominas es casi siempre menor que el coste de un solo error significativo en una hoja de calculo.
El hilo conductor
La mayoria de estos errores comparten una causa raiz: procesos manuales que dependen de que alguien recuerde lo correcto en el momento correcto con los numeros correctos.
CleverSlip automatiza la generacion de nominas con plantillas especificas por pais, calculos fiscales actualizados y entrega digital -- eliminando los puntos de fallo mas comunes.
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