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- La comparacion
- Las cuentas del coste
- Papel
- Digital
- Seguridad: no es lo que parece
- Riesgos del papel
- Ventajas de lo digital
- Riesgos digitales a gestionar
- Marco legal
- Totalmente aceptado -- Sin condiciones especiales
- Requiere consentimiento del empleado
- EE.UU. -- Varia por estado
- Que quieren realmente los empleados
- Como hacer la transicion
- Semana 1 -- Ejecucion en paralelo
- Semana 2 -- Comunica
- Semana 3 en adelante -- Elimina el papel
- La cuestion del archivador
- Haz el cambio
Hay un archivador en muchas oficinas pequenas del que nadie quiere hablar.
Esta lleno de copias de nominas, ordenadas (mas o menos) por empleado y fecha. Nadie ha abierto el cajon de abajo en tres anos.
Cuando alguien pide su nomina de noviembre de 2024 para una solicitud de hipoteca, alguien pasa 20 minutos buscando entre carpetas.
Mientras tanto, un empleado en la empresa de al lado entra en un portal, hace clic en "Noviembre 2024" y descarga un PDF en diez segundos.
La comparacion
| Papel | Digital | |
|---|---|---|
| Coste por nomina | $1.50-3.00 | Casi cero |
| Velocidad de entrega | 1-5 dias | Instantanea |
| Seguridad | Puede perderse, ser robada o vista por otros | Protegida con contrasena, cifrada |
| Almacenamiento | Archivadores | Nube, ilimitado |
| Facilidad de busqueda | Busqueda manual | Busqueda por palabras clave |
| Acceso del empleado | Solo en horario de oficina | Autoservicio 24/7 |
| Trazabilidad | Registros manuales | Confirmaciones automaticas |
| Recuperacion ante desastres | Vulnerable a incendios/inundaciones | Copias de seguridad en la nube |
Las cuentas del coste
Para una empresa con 50 empleados con pago mensual:
Papel
| Concepto | Coste anual |
|---|---|
| Papel + impresion | $300 |
| Sobres | $120 |
| Franqueo | $600 |
| Tiempo del personal (10 min/lote x 12) | ~$200 |
| Archivo + almacenamiento | ~$100 |
| Total | ~$1,320 |
Digital
| Concepto | Coste anual |
|---|---|
| Software de nominas | $0-948 |
| Tiempo del personal (2 min/lote x 12) | ~$40 |
| Total | $40-988 |
Con 50 empleados, el ahorro es moderado. Con mas de 200, los costes en papel se cuadruplican mientras que los digitales apenas cambian.
Seguridad: no es lo que parece
La suposicion intuitiva: digital = hackeable, papel = seguro.
La realidad es mas compleja.
Riesgos del papel
- Se pierde en el correo o se entrega en la direccion equivocada
- Visible para cualquiera que este cerca de la impresora
- Se deja sobre escritorios, se tira sin triturar
- Una vez fuera de tus manos, no puedes revocar el acceso
Ventajas de lo digital
- PDF protegidos con contrasena
- Cifrado en transito (TLS)
- Acceso autenticado al portal
- Registros de acceso -- sabes quien vio que y cuando
- Las cuentas se pueden bloquear si se ven comprometidas
Riesgos digitales a gestionar
- Correos de phishing que imitan notificaciones de nominas
- Contrasenas debiles en los portales de empleados
- La seguridad de tu proveedor importa -- busca SOC 2, ISO 27001
No envies simplemente PDF sin proteccion desde una cuenta de Gmail. Eso es peor que el papel.
Marco legal
Totalmente aceptado -- Sin condiciones especiales
- Reino Unido -- sin restricciones
- Australia -- explicitamente permitido bajo la Fair Work Act
- Singapur -- debe ser accesible para el empleado
Requiere consentimiento del empleado
- Alemania -- se necesita consentimiento explicito
- Francia -- los empleados pueden rechazarlo en cualquier momento, el empleador debe volver al papel
EE.UU. -- Varia por estado
La mayoria de los estados aceptan la entrega electronica, pero algunos requieren que el empleado acepte o tenga facil acceso para imprimir.
Buena practica independientemente de la jurisdiccion: usa el formato digital, pero ofrece siempre la opcion en papel.
Que quieren realmente los empleados
Aqui es donde el argumento se hace mas fuerte.
La mayoria de los empleados no quieren un papel que llega dias despues del dia de pago. Quieren consultar su nomina el dia de pago, confirmar las cifras y seguir adelante.
El portal de autoservicio es la funcionalidad clave:
- Acceso instantaneo desde cualquier dispositivo
- Historial completo desde el primer dia
- Descarga de PDF para prestamos hipotecarios, solicitudes de visado, contratos de alquiler
- Sin correos de "me puedes reenviar mi nomina de marzo?" al departamento de RRHH
El 72% de los empleados ha necesitado una nomina antigua para una hipoteca, un visado o un contrato de alquiler. La descarga instantanea supera con creces el "busco en los archivos y te aviso".
Como hacer la transicion
Semana 1 -- Ejecucion en paralelo
Envia las nominas tanto en papel como en digital durante un periodo de pago. Esto detecta direcciones de correo incorrectas, filtros de email y problemas de acceso al portal antes de que dependas de ello.
Semana 2 -- Comunica
Informa a los empleados de que cambia, por que y como acceder a sus nominas. Las capturas de pantalla ayudan. Ofrece la opcion en papel.
Semana 3 en adelante -- Elimina el papel
Despues de una ejecucion en paralelo exitosa, deja de imprimir. Mantiene la opcion en papel disponible.
El problema mas frecuente no es la resistencia de los empleados -- son las direcciones de correo desactualizadas en tu sistema. Limpia eso primero.
La cuestion del archivador
Aun necesitas conservar los registros -- 3 anos (EE.UU.), 6 anos (Reino Unido), 7 anos (Australia). Lo digital lo facilita: el almacenamiento en la nube es facil de buscar, tiene copias de seguridad y no requiere espacio fisico.
No tires el papel existente hasta que pase el periodo de conservacion o lo hayas digitalizado.
Haz el cambio
CleverSlip entrega nominas en formato digital por defecto -- correo electronico con PDF protegidos con contrasena o portal de autoservicio para empleados. Los empleados acceden a su historial completo en cualquier momento. Tu obtienes una trazabilidad completa.
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