Cómo crear nóminas para empleados mexicanos (IMSS & ISR)

La nómina mexicana tiene algunos de los requisitos de documentación más específicos de América Latina. Todo empleador debe emitir un recibo de nómina por cada pago — y desde 2014, ese recibo debe ser un CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) sellado digitalmente, emitido a través del sistema del SAT (Servicio de Administración Tributaria).

Esta guía cubre lo que deben incluir las nóminas mexicanas, cómo funcionan las aportaciones al IMSS e ISR, el requisito del CFDI, las obligaciones especiales como el aguinaldo y cómo generar documentos conformes.

---

Marco legal

Ley / Reglamento	Requisito
Ley Federal del Trabajo (LFT)	Los empleadores deben proporcionar un recibo de salario escrito por cada pago
Código Fiscal de la Federación	Todos los pagos de nómina deben documentarse como CFDI
Resolución SAT (CFDI 4.0)	La versión 4.0 del CFDI es obligatoria desde enero de 2023
Ley del Seguro Social	El empleador debe registrar a los empleados en el IMSS y realizar aportaciones
Ley del INFONAVIT	El empleador debe contribuir el 5% del salario diario integrado al fondo de vivienda

Punto clave: En México, un talón de nómina en papel solo no es legalmente suficiente. El documento oficial de nómina es el CFDI de Nómina — un archivo XML firmado digitalmente con un sello único de código QR (sello digital) del SAT. El recibo de nómina en PDF que reciben los empleados se genera a partir de este XML.

---

Qué debe incluir una nómina mexicana

Información del encabezado

Campo	Notas
Nombre del empleador (Razón Social)	Nombre legal registrado
RFC del empleador	Registro Federal de Contribuyentes — ID fiscal del empleador
Domicilio del empleador	Domicilio registrado
Nombre del empleado	Nombre legal
RFC del empleado	ID fiscal del empleado
CURP del empleado	Clave Única de Registro de Población — código único del registro de población
Número de Seguro Social (NSS)	Número de registro en el IMSS
Número de crédito INFONAVIT	Si aplica
Tipo de empleado	Permanente (indefinido) o temporal
Antigüedad del empleado	Fecha de contratación
Período de pago	Fechas de inicio y fin del período
Fecha de pago
Periodicidad de pago	Semanal, quincenal, mensual

Percepciones

La nómina mexicana separa las percepciones en gravadas (sujetas a impuesto) y exentas para cada componente:

Componente	Gravado	Exento	Notas
Sueldo base	Sí	—	Totalmente gravable
Horas extra	Parcialmente	50% de las primeras 9 horas/semana	La parte exenta tiene límites
Prima dominical	75% del salario del día	25%	Obligatoria cuando los empleados trabajan domingos
Vacaciones	Por encima del mínimo legal	Mínimo legal	Prima vacacional exenta hasta 15 días de salario mínimo
Prima vacacional	Prima del 25% sobre el mínimo	15 días de salario mínimo	Al menos el 25% del pago de vacaciones
Aguinaldo	Por encima de 30 días de salario mínimo	Hasta 30 días de salario mínimo	Anual; ver abajo
PTU (reparto de utilidades)	Por encima de 15 días de salario mínimo	Hasta 15 días de salario mínimo	Vence el 31 de mayo de cada año
Vales de despensa	Si supera el límite	Hasta el 40% del salario mínimo	Prestación en especie, ampliamente utilizada
Reembolsos	No	Sí	Gastos documentados

Deducciones

Deducción	Tasa	Notas
ISR (Impuesto sobre la Renta)	Progresivo, 1.92%–35%	El empleador retiene mensualmente; Art. 94 LISR
Cuota obrera del IMSS	~1.1%–2.15% del salario integrado	Múltiples conceptos; ver abajo
Amortización de crédito INFONAVIT	Variable	Si el empleado tiene crédito de vivienda
Crédito FONACOT	Variable	Si el empleado tiene crédito al consumo
Cuotas sindicales	Según contrato colectivo	Si aplica

Resumen

Campo
Total Percepciones Gravadas	Total de percepciones gravables
Total Percepciones Exentas	Total de percepciones exentas
Total Percepciones	Total bruto
Total Deducciones	Total de deducciones
Neto a Pagar	Salario neto

---

Aportaciones al IMSS en detalle

El IMSS (Instituto Mexicano del Seguro Social) es el sistema de seguridad social de México. Tanto el empleador como el empleado realizan aportaciones.

Conceptos de aportación

Las aportaciones al IMSS se calculan sobre el Salario Diario Integrado (SDI) — el salario diario integrado — que incluye no solo el salario base sino también las alícuotas (partes proporcionales) de prestaciones como:

• Prima vacacional
• Aguinaldo
• Vales de despensa (si superan el límite exento)
• Otras prestaciones regulares

Aportaciones del trabajador (tasas aproximadas sobre el SDI):

Concepto	Tasa del trabajador
Enfermedades y maternidad	0.40%
Invalidez y vida	0.625%
Retiro, Cesantía y Vejez - RCVM (AFORE jubilación)	1.125%
Guarderías y prestaciones sociales del IMSS	1.00% (solo empleador)
Total cuota obrera	~2.15% (aproximado)

Las aportaciones patronales son significativamente mayores — típicamente 25–35% del SDI dependiendo de la clase de riesgo de trabajo — pero no se deducen del recibo de nómina del empleado. Aparecen solo como información.

INFONAVIT: El empleador contribuye el 5% del SDI a la cuenta de vivienda INFONAVIT del empleado. Si el empleado tiene un crédito de vivienda activo, la amortización se descuenta de su recibo de nómina.

---

Retención del ISR (Impuesto sobre la Renta)

El ISR es el impuesto sobre la renta de México. Los empleadores lo calculan y retienen mensualmente utilizando las tablas de tarifas progresivas publicadas anualmente por el SAT.

Tarifa mensual del ISR 2026 (aproximada):

Límite inferior	Límite superior	Cuota fija	Tasa marginal
$0.01	$746.04	$0.00	1.92%
$746.05	$6,332.05	$14.32	6.40%
$6,332.06	$11,128.01	$371.83	10.88%
$11,128.02	$12,935.82	$893.63	16.00%
$12,935.83	$15,487.71	$1,182.88	17.92%
$15,487.72	$31,236.49	$1,640.18	21.36%
$31,236.50	$49,233.00	$5,004.12	23.52%
$49,233.01	$93,993.90	$9,236.89	30.00%
$93,993.91	$125,325.20	$22,665.17	32.00%
$125,325.21	$375,975.61	$32,691.18	34.00%
$375,975.62	En adelante	$117,912.32	35.00%

Cifras en pesos mexicanos (MXN). El SAT las actualiza anualmente en el DOF (Diario Oficial de la Federación).

Subsidio al empleo: Los empleados de bajos ingresos pueden recibir un subsidio mensual al empleo que reduce o elimina su obligación del ISR. Los empleadores lo aplican automáticamente a los empleados elegibles.

---

Aguinaldo (Gratificación de fin de año)

El aguinaldo es un pago anual obligatorio en virtud del artículo 87 de la LFT.

Requisitos:

• Mínimo: 15 días de salario
• Fecha límite de pago: 20 de diciembre de cada año
• Pago proporcional para empleados que no trabajaron el año completo

Tratamiento del ISR:

• Exento: hasta 30 días de UMA (Unidad de Medida y Actualización)
• Gravable: cualquier cantidad por encima del monto exento

UMA 2026: aproximadamente MXN $108.57/día (actualizada anualmente por el INEGI). 30 días de UMA = ~MXN $3,257.10 exentos.

La parte gravable del aguinaldo debe incluirse en el CFDI de diciembre.

---

PTU (Participación de los Trabajadores en las Utilidades)

De conformidad con el artículo 117 de la LFT, la mayoría de las empresas deben distribuir el 10% de la utilidad fiscal anual a los trabajadores.

Reglas clave:

• Vence el 31 de mayo de cada año (por las utilidades del año anterior)
• La parte correspondiente a cada empleado se basa en el 50% distribuido por partes iguales y el 50% proporcional al salario percibido
• Exento: primeros 15 días de salario mínimo
• Gravable: por encima de ese umbral

La PTU aparece como una percepción separada en el recibo de nómina del mes en que se paga.

---

El requisito del CFDI de Nómina

Todo pago de nómina en México debe emitirse como un CFDI de Nómina — una factura electrónica estandarizada que:

1. Es generada por el empleador (o su software de nómina)
2. Es firmada digitalmente por un PAC autorizado (Proveedor Autorizado de Certificación)
3. Se envía al sistema del SAT, que genera un folio fiscal único (UUID)
4. Se entrega al empleado como PDF (legible por humanos) y XML (legible por máquinas)

El CFDI 4.0 ha sido obligatorio desde enero de 2023. Las principales adiciones respecto a la versión 3.3:

• El RFC del empleador debe estar confirmado en el registro del SAT
• El RFC y CURP del empleado deben validarse contra las bases de datos del SAT y RENAPO
• Campos mejorados para exportación y empleados extranjeros

Los empleadores que no emitan el CFDI de Nómina se exponen a:

• Multas del 5 al 15% del monto no documentado
• Imposibilidad de deducir gastos de nómina para el impuesto sobre la renta corporativo
• Activación de auditorías del SAT

---

Paso a paso: crear una nómina mexicana

Paso 1: Registrarse ante el IMSS y el SAT

Antes de procesar la nómina:

• Registrarse como patrón ante el IMSS (Alta patronal)
• Registrar a cada empleado en el IMSS (obtener su NSS)
• Obtener un CSD (Certificado de Sello Digital) del SAT para firmar CFDIs

Paso 2: Calcular el SDI

SDI = Salario diario base + alícuotas de prestaciones anuales ÷ 365

Ejemplo:

• Salario diario base: MXN $500
• Alícuota aguinaldo: (15 días × 500) ÷ 365 = $20.55
• Alícuota prima vacacional: (6 días de vacaciones × 25% × 500) ÷ 365 = $2.05
• SDI = $500 + $20.55 + $2.05 = $522.60/día

Paso 3: Calcular las aportaciones al IMSS

Aplicar las tasas de aportación del IMSS al SDI. Tanto las cuotas del trabajador como las del patrón.

Paso 4: Calcular el ISR

Usando la tabla de tarifas mensual, calcular el ISR sobre los ingresos mensuales gravables. Aplicar el subsidio al empleo si corresponde.

Paso 5: Preparar los datos de nómina

Compilar todas las percepciones (gravadas y exentas por separado) y deducciones.

Paso 6: Generar y timbrar el CFDI

Usar software de nómina o un PAC para generar el XML del CFDI. El PAC lo valida y timbra. Se recibe el UUID y el código QR.

Paso 7: Emitir el recibo de nómina al empleado

El empleado recibe:

• Un PDF con todos los campos incluyendo el UUID y el código QR
• Acceso al archivo XML (para sus registros fiscales)

---

Genera nóminas mexicanas con CleverSlip

El generador de nóminas para México de CleverSlip se encarga de la capa de formato y cálculo:

• Cálculo del ISR usando las tablas de tarifas vigentes del SAT
• Cálculo de cuotas obreras del IMSS
• Columnas separadas de gravado/exento para cada componente de ingreso
• Cálculos de aguinaldo y PTU
• PDF formateado en el diseño estándar de recibo de nómina mexicano

Nota: El timbrado digital del CFDI requiere integración con un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) autorizado. CleverSlip genera el documento del recibo de nómina correctamente formateado; las empresas que requieran el timbrado completo del CFDI también deben contratar un servicio PAC o utilizar software de nómina integrado.

---

Errores comunes en la nómina mexicana

Error	Consecuencia
SDI calculado sin las alícuotas de prestaciones	Aportaciones al IMSS subdeclaradas; multas
No actualizar la UMA/salario mínimo anualmente	Montos exentos incorrectos; ISR equivocado
Falta de timbrado del CFDI	Multa del SAT; gastos de nómina no deducibles
Aguinaldo pagado después del 20 de diciembre	Violación de la LFT; el empleado puede presentar queja
No aplicar el subsidio al empleo	Sobre-retención del ISR a empleados de bajos salarios
Versión incorrecta del CFDI (3.3 en lugar de 4.0)	CFDI inválido; rechazo del SAT

---

Resumen

La nómina mexicana combina la retención del ISR sobre la renta, las aportaciones de seguridad social al IMSS, las aportaciones al fondo de vivienda INFONAVIT y las prestaciones obligatorias como el aguinaldo y la PTU — todo dentro del sistema de facturación digital CFDI. Cada pago requiere un CFDI de Nómina timbrado digitalmente. La complejidad es real, pero la estructura es consistente una vez que comprendes el cálculo del SDI y la separación entre ingresos gravables y exentos.