Como calcular el salario neto: guia paso a paso para empleadores

Cada periodo de pago, la misma pregunta: cuanto llega realmente a la cuenta bancaria de tu empleado?

La diferencia entre lo que presupuestas y lo que el empleado recibe esta llena de impuestos, seguros, contribuciones a la pension y una docena de conceptos mas. Equivocarse -- aunque sea por una cantidad pequena -- significa pagos retroactivos, sanciones o conversaciones incomodas de correccion.

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La formula

Salario neto = Salario bruto - Deducciones antes de impuestos - Impuestos - Deducciones despues de impuestos

Formula sencilla. La complejidad esta en cada uno de los componentes.

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Paso 1: Salario bruto

Para empleados con salario fijo, divide el salario anual entre los periodos de pago:

Frecuencia de pago	Periodos/ano	Con un salario de $60K
Semanal	52	$1,153.85
Quincenal	26	$2,307.69
Bimensual	24	$2,500.00
Mensual	12	$5,000.00

Para empleados por hora, multiplica la tarifa x las horas. Pero las horas extra cambian el calculo.

La "tarifa regular" para horas extra no es solo el salario base por hora. Segun la FLSA, las bonificaciones no discrecionales y los diferenciales de turno deben incluirse antes de calcular el multiplicador de 1.5x. Esta es una de las infracciones mas comunes de la FLSA.

No olvides sumar comisiones, complementos, pago de vacaciones y diferenciales de turno.

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Paso 2: Deducciones antes de impuestos

Estas reducen la base imponible -- el empleado paga menos impuestos.

Las principales

• 401(k) / Pension -- normalmente la mas grande. Una contribucion del 6% sobre $5,000/mes = $300 que no tributan (hasta el momento del retiro)
• Seguro medico -- primas del plan patrocinado por el empleador. Un empleado que paga $200/mes ahorra ~$50-70 en impuestos frente a pagar despues de impuestos
• HSA / FSA -- ahorros medicos con ventajas fiscales (especifico de EE.UU., con limites anuales)

Ejemplo rapido

	Importe
Salario bruto	$5,000
401(k) al 6%	-$300
Seguro medico	-$200
Base imponible	$4,500

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Paso 3: Impuestos

Aqui es donde todo depende de la jurisdiccion.

Estados Unidos -- Cuatro capas

Impuesto	Tasa	Notas
Impuesto federal sobre la renta	10%-37%	Basado en el W-4 y los tramos
Social Security	6.2%	Hasta $176,100 de base salarial
Medicare	1.45%	Sin tope; +0.9% por encima de $200K
Impuesto estatal sobre la renta	0%-13.3%	9 estados no lo tienen

Un empleado en la ciudad de Nueva York tiene cuatro capas de impuesto sobre la renta en cada nomina.

Reino Unido -- Estructura mas simple

Impuesto	Tasa	Notas
Impuesto sobre la renta	20% / 40% / 45%	GBP12,570 de minimo personal
National Insurance	8% / 2%	Por tramos
Prestamo estudiantil	9% por encima del umbral	Si corresponde

Alemania -- Denso pero transparente

Seguro medico (~7.3%), pension (9.3%), desempleo (1.3%), asistencia en dependencia (1.7%+), impuesto sobre la renta, posiblemente impuesto eclesiastico, posiblemente recargo de solidaridad. Los empleados ven cada linea.

Lo importante no es memorizar cada tasa -- cambian cada ano. Lo importante es utilizar las tasas del ano en curso. Los tramos del ano anterior, aunque difieran ligeramente, generan discrepancias reales para diciembre.

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Paso 4: Deducciones despues de impuestos

Despues de los impuestos, puede haber mas descuentos:

• Roth 401(k) / Roth IRA -- jubilacion con dinero despues de impuestos
• Embargos salariales -- ordenados por un tribunal, legalmente obligatorios
• Cuotas sindicales
• Donaciones beneficas
• Devolucion de prestamos

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Paso 5: La cifra final

Ejemplo practico -- EE.UU., mensual, contribuyente individual

Concepto	Importe
Salario bruto	$5,000.00
401(k) (6%)	-$300.00
Seguro medico	-$200.00
Base imponible	$4,500.00
Impuesto federal sobre la renta	-$590.00
Social Security (6.2%)	-$310.00
Medicare (1.45%)	-$72.50
Impuesto estatal sobre la renta (5%)	-$225.00
Roth IRA	-$100.00
Salario neto	$3,202.50

Eso es el 64% del bruto. Para salarios altos en estados con impuestos elevados, puede bajar del 60%.

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Donde se cometen errores

Tablas fiscales desactualizadas

Las tasas cambian cada enero. Si nadie actualiza el sistema, la retencion de cada empleado estara ligeramente mal durante todo el ano.

Base de horas extra incorrecta

Un empleado de $20/hora con una bonificacion por produccion de $400 en una semana de 40 horas tiene una tarifa regular de $30/hora, no $20. Su tarifa de horas extra deberia ser $45, no $30. A lo largo de un ano, para un equipo de trabajadores por hora, la diferencia alcanza las cinco cifras.

No prorratear cambios a mitad de periodo

Alguien recibe un aumento el dia 15? No puedes aplicar el nuevo salario a todo el mes. Lo mismo aplica para cambios de beneficios, actualizaciones del estado fiscal y nuevos embargos.

Redondear demasiado pronto

Mantiene al menos 4 decimales durante todo el calculo. Redondea solo el salario neto final. Redondeos pequenos en cada paso crean desviaciones que se reflejan en los acumulados del ejercicio.

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Seguimiento de acumulados del ejercicio

Cada nomina debe mostrar los totales acumulados de bruto, deducciones, impuestos y neto. Los empleados los necesitan para solicitudes de prestamos. Tu los necesitas para la declaracion de fin de ano -- W-2s, P60s, Lohnsteuerbescheinigung.

Si tus acumulados del ejercicio no cuadran, casi siempre se debe a una correccion a mitad de ano que no se aplico de forma retroactiva.

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Olvidate de las hojas de calculo

CleverSlip calcula bruto, deducciones, impuestos y salario neto automaticamente con las tasas vigentes para mas de 20 paises. Introduce los datos del empleado, selecciona el pais y genera la nomina.

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