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Stellen Sie jemanden in Australien ein, haben Sie einen Werktag Zeit, eine Gehaltsabrechnung zu liefern. Verpassen Sie die Frist und es drohen Bußgelder von AUD $19.800 — pro Verstoß.
In Texas hingegen gibt es kein Landesgesetz, das Gehaltsabrechnungen überhaupt vorschreibt.
Wenn Sie Mitarbeiter in mehr als einem Land beschäftigen — oder auch nur in mehr als einem US-Bundesstaat — haben Sie es mit einem Flickenteppich aus Vorschriften zu tun, die nicht immer intuitiv nachvollziehbar sind.
Schnellübersicht
| Land | Pflicht? | Elektronisch möglich? | Wichtigste Strafe |
|---|---|---|---|
| USA | Bundesstaatabhängig | In den meisten Bundesstaaten | CA: $50–100/Verstoß |
| Großbritannien | Ja, für alle Beschäftigten | Ja | Tribunal: 13 Wochen Abzüge |
| Deutschland | Ja | Mit Zustimmung | Arbeitsgerichtliche Klagen |
| Frankreich | Ja | Mitarbeiter können widersprechen | €450/Abrechnung |
| Australien | Innerhalb eines Tages | Ja | AUD $19.800/Verstoß |
| Japan | Ja | Ja | Verwarnungen der Arbeitsaufsicht |
| Singapur | Ja | Ja | SGD $200/Verstoß |
| Spanien | Ja, vorgeschriebenes Format | Ja | Sanktionen des Arbeitsministeriums |
Nordamerika
USA — 50 Bundesstaaten, 50 Regelwerke
Es gibt kein Bundesgesetz, das Gehaltsabrechnungen vorschreibt. Der FLSA (Fair Labor Standards Act) verlangt, dass Sie Aufzeichnungen führen, schreibt aber nicht vor, dass Sie diese in einem bestimmten Format weitergeben müssen.
Die Bundesstaaten füllen diese Lücke — uneinheitlich.
Kalifornien hat die strengsten Anforderungen. Labor Code §226 verlangt neun bestimmte Datenpunkte. Fehlt einer davon, beträgt die Strafe $50 beim ersten Mal, danach $100 — pro Mitarbeiter, pro Abrechnungszeitraum. Bei 100 Mitarbeitern summiert sich ein systematischer Fehler in einem einzigen Quartal zu fünfstelligen Bußgeldern.
New York verlangt Angaben zu Arbeitsstunden, Stundensätzen, Abzügen und Zulagen bei jeder Zahlung.
Texas, Alabama und Mississippi? Keine landesrechtliche Pflicht.
Der praktische Rat: Erstellen Sie überall detaillierte Gehaltsabrechnungen, unabhängig von den gesetzlichen Anforderungen. Die Kosten für die Erstellung sind minimal im Vergleich zur Verteidigung ohne entsprechende Belege.
Kanada
Jede Provinz hat eigene Regeln. Ontario verlangt Gehaltsabrechnungen bei jeder Zahlung. British Columbia schreibt die Angabe von Arbeitsstunden, Stundensätzen, Überstunden und Abzügen vor. Quebec verlangt Gehaltsabrechnungen auf Französisch.
Europa
Großbritannien
Seit April 2019 gilt die Gehaltsabrechnungspflicht für alle Beschäftigten — nicht nur Festangestellte. Das schließt Leiharbeiter und Gelegenheitskräfte ein.
Pflichtfelder: Bruttolohn, variable Abzüge mit Beträgen, Nettolohn und bei zeitbasierter Vergütung die geleisteten Stunden.
Die Strafe bei Nichteinhaltung? Ein Employment Tribunal kann die Rückzahlung aller „nicht mitgeteilten Abzüge" für bis zu 13 Wochen anordnen. Wenn Sie Rentenbeiträge abgezogen haben, ohne diese auszuweisen — wird das eine unangenehme Überraschung.
Deutschland
Deutsche Entgeltabrechnungen sind konstruktionsbedingt umfangreich. Die Entgeltabrechnung zeigt:
- Lohnsteuer
- Kirchensteuer (falls zutreffend)
- Solidaritätszuschlag
- Vier Sozialversicherungsbeiträge — Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung
- Sowohl Arbeitnehmer- als auch Arbeitgeberanteile
Mitarbeiter sehen die vollen Kosten ihrer Beschäftigung. Für Arbeitgeber ist jeder Fehler in einer einzelnen Zeile sofort sichtbar.
Frankreich
Der Bulletin de Paie ist ein Sonderfall. Selbst nach einer Vereinfachungsreform im Jahr 2018 bleiben über 40 Pflichtfelder bestehen. Die Reform gruppierte ähnliche Beiträge für eine übersichtlichere Darstellung, aber die zugrundeliegenden Datenanforderungen blieben unverändert.
Und hier die Besonderheit: Mitarbeiter können jederzeit der elektronischen Zustellung widersprechen, wodurch der Arbeitgeber zur Papierform zurückkehren muss.
Spanien
Die Nómina muss einem bestimmten Format des Arbeitsministeriums (Ministerio de Trabajo) folgen. Sie können nicht einfach eine generische Vorlage verwenden — die vorgeschriebene Struktur ordnet Arbeitgeberdaten, Mitarbeiterdaten, Bezüge und Abzüge in einer festgelegten Reihenfolge an.
Spanien verwendet außerdem 14 monatliche Zahlungen pro Jahr — zwei zusätzliche Pagas Extraordinarias im Juni und Dezember.
Asien-Pazifik
Australien
Vereint die strengsten Fristen mit den höchsten Strafen.
Gehaltsabrechnungen müssen innerhalb eines Werktages nach der Zahlung zugestellt werden. Sie müssen die ABN des Arbeitgebers, Brutto-/Nettobeträge, alle Zuschläge, Superannuation-Beiträge (derzeit 11,5%) und genehmigte Abzüge enthalten.
Der Fair Work Ombudsman prüft Unternehmen aktiv. Strafen für Einzelpersonen: bis zu AUD $19.800 pro Verstoß. Für Unternehmen: bis zu $99.000.
Japan
Das Arbeitsnormengesetz (Labour Standards Act) verlangt Gehaltsabrechnungen mit Einkommensteuer, Wohnsitzsteuer und allen Sozialversicherungsabzügen.
Für Überstunden gelten spezifische Regeln, die sich auf die Formatierung der Gehaltsabrechnung auswirken:
| Art | Zuschlag | Beispiel |
|---|---|---|
| Reguläre Überstunden | +25% | ¥2.500 Basis → ¥3.125 |
| Nachtarbeit (22–5 Uhr) | +25% | Wird mit Überstunden kumuliert |
| Feiertagsarbeit | +35% | ¥2.500 → ¥3.375 |
| Nachtüberstunden | +50% | Beide Zuschläge kombiniert |
Jeder Zuschlag muss separat auf der Gehaltsabrechnung ausgewiesen werden.
Singapur
Seit 2016 sind aufgeschlüsselte Gehaltsabrechnungen Pflicht, mit besonderem Augenmerk auf CPF-Beiträge (Central Provident Fund). Die Sätze variieren nach Altersgruppe und Aufenthaltsstatus — Staatsbürger, Daueraufenthaltsberechtigte und ausländische Arbeitnehmer haben jeweils unterschiedliche Beitragstabellen.
Bemerkenswert: Singapur zieht keine Einkommensteuer vom Gehalt ab. Arbeitnehmer erklären und zahlen ihre Steuern jährlich. Arbeitgeber müssen jedoch jährlich Einkommensdaten an die IRAS übermitteln.
Was das in der Praxis bedeutet
Sind Sie nur in einem Land tätig? Lernen Sie die Regeln einmal, richten Sie Ihre Vorlage ein und pflegen Sie diese bei Gesetzesänderungen.
Operieren Sie grenzüberschreitend? Die Gehaltsabrechnung eines britischen Mitarbeiters sieht völlig anders aus als eine französische. Australische Fristen sind strenger als überall in Europa. Die US-Anforderungen hängen davon ab, in welchem Bundesstaat Ihre Mitarbeiter sitzen.
CleverSlip löst das mit länderspezifischen Vorlagen — wählen Sie das Land, und die Gehaltsabrechnung enthält jedes Feld, das die jeweilige Rechtsordnung verlangt.
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