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Eine Gehaltsabrechnung — in den USA Pay Stub, in Teilen Europas Lohn-/Entgeltabrechnung, in Asien Salary Slip genannt — ist das Dokument, das Sie Ihren Mitarbeitern bei jeder Gehaltszahlung aushändigen.
Es zeigt, was verdient wurde, was abgezogen wurde und was tatsächlich auf dem Bankkonto gelandet ist.
Klingt einfach. Aber bei Fehlern reichen die Konsequenzen von unangenehmen Gesprächen bis zu fünfstelligen Bußgeldern.
Warum sollte Sie das interessieren?
In Kalifornien kostet eine unvollständige Gehaltsabrechnung $50–100 pro Verstoß, pro Mitarbeiter, pro Abrechnungszeitraum.
In Australien haben Sie einen Werktag nach der Zahlung Zeit, die Abrechnung zuzustellen — andernfalls drohen Bußgelder von über AUD $19.000.
In Großbritannien können fehlende Gehaltsabrechnungen direkt zu einem Arbeitsgerichtsverfahren (Employment Tribunal) führen.
Selbst in Ländern, in denen Gehaltsabrechnungen nicht zwingend vorgeschrieben sind, sollten Sie welche ausstellen. Wenn ein Mitarbeiter in sechs Monaten seine Bezahlung beanstandet, ist die Gehaltsabrechnung Ihr Nachweis, dass die Zahlen korrekt waren.
Aufbau einer Gehaltsabrechnung
Jede Gehaltsabrechnung — unabhängig vom Land — hat dieselbe Grundstruktur.
Der Kopfbereich
Identifiziert, wer an wen zahlt:
| Feld | Was hier steht |
|---|---|
| Name und Anschrift des Arbeitgebers | Ihr eingetragener Firmenname |
| Name und Personalnummer des Mitarbeiters | Wie im Arbeitsvertrag angegeben |
| Berufsbezeichnung | Aktuelle Position |
| Steuer-ID / Sozialversicherungsnummer | Soweit gesetzlich vorgeschrieben |
| Abrechnungszeitraum | Beginn- und Enddatum |
| Zahlungsdatum | Wann das Geld überwiesen wurde |
Der Bezüge-Bereich
Schlüsselt alles auf, was der Mitarbeiter in diesem Zeitraum verdient hat:
- Grundgehalt oder Stundenlohn × geleistete Stunden
- Überstunden mit 1,5-fachem oder 2-fachem Satz
- Boni und Provisionen
- Zulagen — Wohnung, Fahrtkosten, Verpflegung
- Urlaubsvergütung
Jede Position sollte einzeln aufgeführt werden. Mitarbeiter haben das Recht zu sehen, woraus sich ihr Bruttogehalt zusammensetzt.
Der Abzüge-Bereich
Hier greifen die länderspezifischen Regelungen.
Ein US-amerikanischer Mitarbeiter sieht möglicherweise vier Ebenen der Einkommensteuer (Bund, Staat, Stadt plus FICA). Ein deutscher Mitarbeiter sieht Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer und vier separate Sozialversicherungsbeiträge. Eine französische Gehaltsabrechnung hat über 40 Pflichtfelder.
Gängige Abzüge in den meisten Ländern:
- Einkommensteuer — so viele Ebenen, wie die jeweilige Rechtsordnung vorschreibt
- Sozialversicherung / National Insurance — gesetzlich vorgeschriebene Beiträge
- Rente / Altersvorsorge — 401(k), Superannuation, betriebliche Altersvorsorge
- Krankenversicherung — arbeitgeberfinanzierte Tarife
- Sonstiges — Gewerkschaftsbeiträge, Pfändungen, Darlehensrückzahlungen
Die Zusammenfassung
Der Teil, den jeder Mitarbeiter zuerst liest:
| Zeile | Bedeutung |
|---|---|
| Bruttolohn | Gesamtsumme vor Abzügen |
| Abzüge gesamt | Alles, was einbehalten wurde |
| Nettolohn | Was auf dem Bankkonto ankommt |
| Kumulierte Jahreswerte | Laufende Summen für das Steuerjahr |
Länderspezifische Anforderungen im Überblick
| Land | Pflicht? | Wichtigste Regel | Strafe |
|---|---|---|---|
| USA | Bundesstaatabhängig | 47 Bundesstaaten verlangen eine Form der Abrechnung | CA: $50–100/Verstoß |
| Großbritannien | Ja, für alle Beschäftigten | Seit April 2019 | Tribunal: bis zu 13 Wochen Abzüge |
| Deutschland | Ja | Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile der Sozialversicherung müssen ausgewiesen werden | Arbeitsgerichtliche Klagen |
| Frankreich | Ja | Über 40 Pflichtfelder | Bis zu €450/Abrechnung |
| Australien | Ja, innerhalb eines Tages | Strengste Frist weltweit | AUD $19.800/Verstoß |
| Japan | Ja | Separate Überstundenzuschläge erforderlich | Verwarnungen der Arbeitsaufsicht |
| Singapur | Ja | CPF-Aufschlüsselung nach Kontotyp | SGD $200/Verstoß |
Einige bemerkenswerte Details
Kalifornien hat die strengsten Anforderungen in den USA. Labor Code §226 verlangt neun bestimmte Datenpunkte. Fehlt einer davon, skalieren die Bußgelder mit der Mitarbeiterzahl.
Frankreich hat 2018 eine Vereinfachungsreform durchgeführt und ähnliche Sozialabgaben gruppiert. Die zugrundeliegende Anforderung von über 40 Feldern hat sich jedoch nicht verändert.
Australien kombiniert strenge inhaltliche Anforderungen mit konsequenter Durchsetzung. Der Fair Work Ombudsman prüft Unternehmen aktiv — insbesondere in Gastronomie, Einzelhandel und Landwirtschaft.
Papier vs. Digital
Die meisten Rechtsordnungen akzeptieren mittlerweile elektronische Gehaltsabrechnungen.
Die praktischen Vorteile der digitalen Variante liegen auf der Hand: sofortige Zustellung, passwortgeschützte PDFs, Self-Service-Portale und keine Aktenschränke mehr.
Einige Einschränkungen:
- Deutschland verlangt die ausdrückliche Zustimmung des Mitarbeiters für die elektronische Zustellung
- Frankreich erlaubt Mitarbeitern, jederzeit auf Papier umzusteigen
- Einige US-Bundesstaaten verlangen ein aktives Einverständnis der Mitarbeiter
Empfehlung: Steigen Sie auf digital um, bieten Sie aber immer die Möglichkeit einer Papierversion an.
Häufige Fehler
Die Fehler, die den größten Schaden anrichten, sind meist die unscheinbaren:
- Veraltete Steuersätze — Werden im Januar nicht aktualisiert, ist jede Abrechnung das ganze Jahr über leicht falsch
- Fehlende Pflichtangaben — Vergessene Arbeitsstunden auf einer britischen Abrechnung oder die fehlende ABN des Arbeitgebers in Australien
- Änderungen innerhalb des Abrechnungszeitraums — Ein neues Gehalt wird auf den gesamten Monat angewendet statt anteilig berechnet
- Zu frühes Runden — Kleine Rundungsdifferenzen summieren sich zu Abweichungen in den Jahreswerten
Ein Fehler von $20 pro Abrechnung, bei 30 Mitarbeitern, ergibt bis Dezember $12.480. Und das ohne Strafzahlungen.
Erste Schritte
CleverSlip erstellt Gehaltsabrechnungen mit länderspezifischen Vorlagen — Sie wählen das Land aus, geben die Mitarbeiterdaten ein, und das System kümmert sich um die vorgeschriebenen Felder, Berechnungen und Formatierungen für die jeweilige Rechtsordnung.
Keine Tabellenkalkulationen. Kein Rätselraten, welche Felder Frankreich dieses Jahr verlangt.
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