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- 1. Falsche Einstufung von Beschäftigten
- 2. Steuersätze vom Vorjahr verwenden
- 3. Überstunden falsch berechnen
- Beispiel
- 4. Meldefristen versäumen
- 5. Unterlagen nicht lange genug aufbewahren
- 6. Unvollständige Gehaltsabrechnungen
- 7. Mitarbeiter zu spät bezahlen
- 8. Fehler bei Sozialleistungsabzügen
- 9. Keine anteilige Berechnung bei unterjährigen Änderungen
- 10. Lohnabrechnung mit Tabellenkalkulationen
- Der gemeinsame Nenner
Fehler bei der Lohnabrechnung sind selten spektakulär. Niemand steht morgens auf und beschließt, Überstunden falsch zu berechnen.
Die Fehler schleichen sich leise ein — ein im Januar nicht aktualisierter Steuersatz, eine Überstundenberechnung, die einen Produktionsbonus nicht berücksichtigt, ein neuer Mitarbeiter, dessen Sozialleistungsabzug eine Woche zu spät eingerichtet wurde.
Ein Fehler von $20 pro Abrechnung, bei 30 Mitarbeitern, ergibt bis Jahresende $12.480. Und das ohne Strafzahlungen.
1. Falsche Einstufung von Beschäftigten
Jemanden als „freien Mitarbeiter" zu bezeichnen, obwohl er eigentlich Arbeitnehmer ist, spart Lohnnebenkosten und Sozialleistungen — bis die Steuerbehörde eine Umqualifizierung vornimmt.
| Land | Konsequenzen |
|---|---|
| USA | IRS-Strafen von bis zu 100% der nicht gezahlten Lohnsteuern |
| Großbritannien | HMRC IR35-Durchsetzung — rückwirkende Steuernachforderungen über Jahre |
| Australien | ATO-Umqualifizierung + Nachzahlung + Strafen |
Der Test: Wenn Sie bestimmen, wann, wo und wie jemand arbeitet, ist diese Person wahrscheinlich ein Arbeitnehmer — unabhängig davon, was im Vertrag steht.
2. Steuersätze vom Vorjahr verwenden
Jeden Januar ändert sich etwas. Steuerstufen verschieben sich, Beitragsbemessungsgrenzen werden aktualisiert, Rentenhöchstgrenzen angepasst.
Allein 2026: Mehrere US-Bundesstaaten haben ihre Einkommensteuersätze geändert, die Social-Security-Beitragsbemessungsgrenze wurde auf $176.100 angehoben und Australiens Superannuation-Garantie stieg auf 11,5%.
Verwenden Sie im Februar noch die Sätze von 2025? Der Steuerabzug jedes Mitarbeiters ist leicht falsch. Niemand bemerkt $10–30 pro Abrechnung. Aber bis Dezember gleichen Sie Differenzen über den gesamten Personalbestand ab.
Lösung: Überprüfen Sie alle Sätze und Schwellenwerte zu Beginn jedes Steuerjahres. Jedes Jahr. Ohne Ausnahme.
3. Überstunden falsch berechnen
Der Fehler liegt nicht darin, den 1,5-fachen Satz nicht zu zahlen. Das wissen die meisten Arbeitgeber.
Der Fehler liegt darin, das 1,5-fache auf der falschen Basis zu berechnen.
Nach dem FLSA (Fair Labor Standards Act) muss der „reguläre Stundensatz" nicht-diskretionäre Boni, Schichtzulagen und Provisionen einschließen.
Beispiel
Ein Mitarbeiter verdient $20/Stunde und hat einen Produktionsbonus von $400 in einer 40-Stunden-Woche erhalten.
| Falsch | Richtig | |
|---|---|---|
| Regulärer Satz | $20/Std. | $30/Std. ($800 + $400 ÷ 40) |
| Überstundensatz | $30/Std. | $45/Std. |
| Differenz pro Überstunde | — | $15 |
Über ein Jahr gerechnet, bei einem Team von Stundenlohnempfängern, beläuft sich dies auf fünfstellige Beträge.
4. Meldefristen versäumen
| Land | Strafe |
|---|---|
| USA (IRS) | 2%–15% der nicht gezahlten Steuer je nach Verspätung |
| Großbritannien (HMRC) | Beginnt bei £100, steigt monatlich |
| Australien (ATO) | $313 pro 28-Tage-Zeitraum, pro Meldung |
Diese Strafen sind vollständig vermeidbar. Setzen Sie Erinnerungen. Melden Sie ein paar Tage früher. Die Strafe für einen Tag Verspätung ist immer höher als die Kosten einer Meldung einen Tag im Voraus.
5. Unterlagen nicht lange genug aufbewahren
| Land | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| USA (FLSA) | 3 Jahre (einige Bundesstaaten: 4–7) |
| Großbritannien | 6 Jahre |
| Australien | 7 Jahre |
Können Sie bei einer Prüfung keine Unterlagen vorlegen, kehrt sich die Beweislast um.
Der Fehler ist normalerweise keine absichtliche Vernichtung. Es sind verlorene Unterlagen bei einem Büroumzug, einem Festplattenausfall oder einer Systemmigration. Digitale Speicherung mit automatischen Backups eliminiert dieses Risiko vollständig.
6. Unvollständige Gehaltsabrechnungen
Das klingt nebensächlich — bis jemand eine Beschwerde einreicht.
| Land | Strafe |
|---|---|
| Kalifornien | $50 beim ersten Mal, danach $100 — pro Mitarbeiter, pro Abrechnungszeitraum |
| Australien | AUD $19.800 pro Verstoß |
| Frankreich | Bis zu €450 pro nicht konformer Abrechnung |
| Großbritannien | Tribunal-Klage wegen nicht mitgeteilter Abzüge |
Die Fehler sind meist fehlende Pflichtfelder — vergessene Arbeitsstunden auf britischen Abrechnungen, fehlende Superannuation auf australischen Abrechnungen, ausgelassene Abrechnungszeiträume auf kalifornischen Pay Stubs.
7. Mitarbeiter zu spät bezahlen
Verspätete Gehaltszahlungen zerstören Vertrauen schneller als fast alles andere.
Über die menschliche Dimension hinaus gibt es rechtliche Konsequenzen. Kaliforniens Wartezeitstrafen entsprechen dem Tagesgehalt des Mitarbeiters für jeden Tag, an dem der letzte Gehaltsscheck verspätet ist — bis zu 30 Tage.
Zeitpuffer einplanen: Wenn der Zahltag Freitag ist, bearbeiten Sie die Lohnabrechnung am Dienstag. Berücksichtigen Sie Bankverarbeitungszeiten. Haben Sie einen Backup-Plan für den Fall, dass die zuständige Person ausfällt.
8. Fehler bei Sozialleistungsabzügen
Ein neuer Mitarbeiter wählt den Familientarif der Krankenversicherung, wird aber in den Einzeltarif eingetragen. Jemand kündigt die Zahnzusatzversicherung mitten im Jahr, aber der Abzug läuft weiter. Diese Fehler sind lautlos — der Mitarbeiter bemerkt sie möglicherweise monatelang nicht.
Lösung: Gleichen Sie Sozialleistungsabzüge monatlich mit den Anmeldedaten ab. Das dauert eine Stunde und verhindert Probleme, deren Behebung wesentlich länger dauert.
9. Keine anteilige Berechnung bei unterjährigen Änderungen
Ein Mitarbeiter bekommt am 15. eine Gehaltserhöhung. Sie dürfen den neuen Satz nicht einfach auf den ganzen Monat anwenden.
Gleiches gilt für neue Pfändungsbeschlüsse, Steuerklassenwechsel und Änderungen bei Sozialleistungen innerhalb eines Abrechnungszeitraums. Die Anwendung des neuen Satzes auf den gesamten Zeitraum verursacht Abweichungen bei kumulierten Jahreswerten, Steuerabzügen und Sozialleistungen.
Erfassen Sie das Wirksamkeitsdatum, nicht den Beginn des nächsten Zeitraums. Die meiste Lohnabrechnungssoftware berechnet automatisch anteilig, wenn das Datum korrekt ist.
10. Lohnabrechnung mit Tabellenkalkulationen
Tabellenkalkulationen warnen Sie nicht vor geänderten Steuersätzen. Sie melden keine fehlenden Abzüge. Sie erstellen keine gesetzeskonformen Gehaltsabrechnungen. Sie reichen keine Steuererklärungen ein.
Und jene Formel, die Sie vor 18 Monaten geschrieben haben — die perfekt funktioniert, es sei denn jemand hat in einem Monat mit Bonus Überstunden — ist ein stiller Fehler, der nur auf seinen Moment wartet.
Die Kosten für Lohnabrechnungssoftware sind fast immer geringer als die Kosten eines einzigen bedeutenden Tabellenkalkulationsfehlers.
Der gemeinsame Nenner
Die meisten dieser Fehler haben eine gemeinsame Ursache: Manuelle Prozesse, die davon abhängen, dass jemand zur richtigen Zeit an das Richtige mit den richtigen Zahlen denkt.
CleverSlip automatisiert die Gehaltsabrechnungserstellung mit länderspezifischen Vorlagen, aktuellen Steuerberechnungen und digitaler Zustellung — und beseitigt damit die häufigsten Fehlerquellen.
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