Digitale vs. Papier-Gehaltsabrechnungen: Warum Ihr Unternehmen 2026 umsteigen sollte

In vielen kleinen Büros gibt es einen Aktenschrank, über den niemand gerne spricht.

Er ist voll mit Kopien von Gehaltsabrechnungen, (halbwegs) sortiert nach Mitarbeiter und Datum. Die unterste Schublade hat seit drei Jahren niemand mehr geöffnet.

Wenn jemand seine Gehaltsabrechnung vom November 2024 für einen Hypothekenantrag braucht, sucht jemand 20 Minuten lang in Ordnern.

Währenddessen loggt sich ein Mitarbeiter bei der Firma nebenan in ein Portal ein, klickt auf „November 2024" und lädt ein PDF in zehn Sekunden herunter.

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Der Vergleich

	Papier	Digital
Kosten pro Abrechnung	$1,50–3,00	Nahezu null
Zustellgeschwindigkeit	1–5 Tage	Sofort
Sicherheit	Kann verloren gehen, gestohlen oder von anderen eingesehen werden	Passwortgeschützt, verschlüsselt
Archivierung	Aktenschränke	Cloud, unbegrenzt
Durchsuchbarkeit	Manuelles Suchen	Stichwortsuche
Mitarbeiterzugriff	Nur zu Bürozeiten	Rund um die Uhr als Self-Service
Prüfpfad	Manuelle Protokolle	Automatische Bestätigungen
Notfallwiederherstellung	Anfällig für Feuer/Hochwasser	Cloud-Backups

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Die Kostenrechnung

Für ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitern bei monatlicher Abrechnung:

Papier

Posten	Jahreskosten
Papier + Druck	$300
Umschläge	$120
Porto	$600
Personalaufwand (10 Min./Durchlauf × 12)	~$200
Ablage + Lagerung	~$100
Gesamt	~$1.320

Digital

Posten	Jahreskosten
Abrechnungssoftware	$0–948
Personalaufwand (2 Min./Durchlauf × 12)	~$40
Gesamt	$40–988

Bei 50 Mitarbeitern ist die Ersparnis moderat. Ab 200+ vervierfachen sich die Papierkosten, während die digitalen kaum steigen.

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Sicherheit: Anders als gedacht

Die intuitive Annahme: Digital = hackbar, Papier = sicher.

Die Realität ist differenzierter.

Risiken bei Papier

• In der Post verloren oder an die falsche Adresse zugestellt
• Für jeden am Drucker sichtbar
• Auf Schreibtischen liegen gelassen, ungeschreddert entsorgt
• Einmal aus der Hand gegeben, können Sie den Zugriff nicht widerrufen

Vorteile von Digital

• Passwortgeschützte PDFs
• Verschlüsselte Übertragung (TLS)
• Authentifizierter Portalzugang
• Zugriffsprotokolle — Sie wissen, wer was wann angesehen hat
• Konten können bei Kompromittierung gesperrt werden

Digitale Risiken, die es zu managen gilt

• Phishing-E-Mails, die Gehaltsabrechnungsbenachrichtigungen imitieren
• Schwache Passwörter für Mitarbeiterportale
• Die Sicherheitslage Ihres Anbieters ist entscheidend — achten Sie auf SOC 2, ISO 27001

Versenden Sie nicht einfach ungeschützte PDFs von einem Gmail-Konto. Das ist schlimmer als Papier.

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Rechtliche Lage

Uneingeschränkt akzeptiert — keine besonderen Bedingungen

• Großbritannien — keine Einschränkungen
• Australien — ausdrücklich nach dem Fair Work Act erlaubt
• Singapur — muss für den Mitarbeiter zugänglich sein

Erfordert Zustimmung des Mitarbeiters

• Deutschland — ausdrückliche Einwilligung erforderlich
• Frankreich — Mitarbeiter können jederzeit widersprechen, Arbeitgeber muss auf Papier zurückkehren

USA — Variiert je nach Bundesstaat

Die meisten Bundesstaaten akzeptieren elektronische Zustellung, einige verlangen jedoch ein aktives Einverständnis des Mitarbeiters oder einfachen Zugang zum Ausdrucken.

Empfehlung unabhängig von der Rechtsordnung: Steigen Sie auf digital um, bieten Sie aber immer die Möglichkeit einer Papierversion an.

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Was Mitarbeiter wirklich wollen

Hier wird das Argument am stärksten.

Die meisten Mitarbeiter wollen kein Papier, das Tage nach dem Zahltag ankommt. Sie wollen ihre Gehaltsabrechnung am Zahltag einsehen, die Zahlen prüfen und fertig.

Das Self-Service-Portal ist das entscheidende Feature:

• Sofortiger Zugriff auf jedem Gerät
• Vollständige Historie ab dem ersten Tag
• PDFs herunterladen für Hypothekengeber, Visumanträge, Mietverträge
• Keine „Können Sie mir nochmal meine März-Abrechnung schicken?"-E-Mails an die Personalabteilung

72% der Mitarbeiter haben schon einmal eine alte Gehaltsabrechnung für einen Hypotheken-, Visa- oder Mietantrag benötigt. Sofortiger Download schlägt „Ich such mal in den Akten und melde mich."

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So gelingt die Umstellung

Woche 1 — Parallelbetrieb

Versenden Sie für einen Abrechnungszeitraum sowohl Papier als auch digital. So erkennen Sie falsche E-Mail-Adressen, Spamfilter-Probleme und Zugangsprobleme zum Portal, bevor Sie sich darauf verlassen.

Woche 2 — Kommunikation

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter, was sich ändert, warum, und wie sie auf ihre Abrechnungen zugreifen können. Screenshots helfen. Bieten Sie die Papier-Option an.

Woche 3+ — Papier auslaufen lassen

Nach einem erfolgreichen Parallelbetrieb stellen Sie den Druck ein. Die Opt-out-Möglichkeit bleibt bestehen.

Das häufigste Problem ist nicht der Widerstand der Mitarbeiter — es sind veraltete E-Mail-Adressen im System. Bereinigen Sie diese zuerst.

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Die Aktenschrank-Frage

Sie müssen Unterlagen weiterhin aufbewahren — 3 Jahre (USA), 6 Jahre (Großbritannien), 7 Jahre (Australien). Digital macht das einfacher: Cloud-Speicher ist durchsuchbar, gesichert und benötigt keine Bürofläche.

Werfen Sie bestehende Papierunterlagen nicht weg, bevor die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist oder Sie diese digitalisiert haben.

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