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很多小型办公室里都有一个没人愿意提起的文件柜。
里面塞满了工资单副本，按员工和日期（大致）分类。最下面那个抽屉已经三年没人打开过了。
当有人因为房贷申请需要2024年11月的工资单时，总有人要花20分钟在文件夹里翻找。
与此同时，隔壁公司的员工登录门户网站，点击"2024年11月"，十秒钟就下载好了 PDF。
对比
| 纸质 | 电子 | |
|---|---|---|
| 每份工资单成本 | $1.50–3.00 | 接近零 |
| 送达速度 | 1–5天 | 即时 |
| 安全性 | 可能丢失、被盗或被他人看到 | 密码保护、加密 |
| 存储 | 文件柜 | 云端，无限容量 |
| 可检索性 | 手动翻找 | 关键词搜索 |
| 员工访问 | 仅限办公时间 | 24/7 自助服务 |
| 审计跟踪 | 手动记录 | 自动确认 |
| 灾难恢复 | 易受火灾/水灾影响 | 云端备份 |
成本计算
以一家 50名员工、按月发薪的公司为例：
纸质
| 项目 | 年度成本 |
|---|---|
| 纸张 + 打印 | $300 |
| 信封 | $120 |
| 邮资 | $600 |
| 人工时间（每批10分钟 × 12） | ~$200 |
| 归档 + 存储 | ~$100 |
| 合计 | ~$1,320 |
电子
| 项目 | 年度成本 |
|---|---|
| 工资单软件 | $0–948 |
| 人工时间（每批2分钟 × 12） | ~$40 |
| 合计 | $40–988 |
50名员工时，节省幅度适中。超过200名员工时，纸质成本翻四倍，而电子成本几乎不变。
安全性：和你想的不一样
直觉上的假设：电子 = 容易被黑，纸质 = 安全。
现实情况更加复杂。
纸质的风险
- 邮寄中丢失或送错地址
- 打印机旁的人都能看到
- 被遗留在桌上，未经碎纸处理就丢弃
- 一旦离开你的掌控，你就无法撤销访问权限
电子的优势
- 密码保护的 PDF
- 传输加密（TLS）
- 门户认证访问
- 访问日志——你知道谁在什么时候查看了什么
- 如账户被盗用可立即锁定
需要管理的电子风险
- 模仿工资单通知的钓鱼邮件
- 员工门户的弱密码
- 你的服务商的安全能力很重要——关注 SOC 2、ISO 27001 认证
不要直接从 Gmail 账户发送未加保护的 PDF。那比纸质还糟糕。
法律环境
完全接受——无特殊条件
- 英国——无限制
- 澳大利亚——Fair Work Act（《公平工作法》）明确允许
- 新加坡——须确保员工可访问
需要员工同意
- 德国——需要明确同意
- 法国——员工可随时退出，雇主必须恢复纸质方式
美国——因州而异
大多数州接受电子送达，但有些州要求员工主动同意或提供便捷的打印途径。
**无论在哪个管辖区的最佳实践：**采用电子方式，但始终提供纸质选项。
员工真正想要什么
这是电子工资单最有说服力的地方。
大多数员工不想在发薪日几天后才收到纸质工资单。他们想在发薪当天查看工资单，确认数字，然后就完事了。
自助门户是杀手级功能：
- 任何设备即时访问
- 从入职第一天起的完整历史记录
- 下载 PDF 用于房贷、签证申请、租房合同
- 不再有"能重新发一下三月的工资单吗？"这样发给 HR 的邮件
72% 的员工曾因房贷、签证或租房申请而需要旧工资单。即时下载远胜"我翻翻文件再回复你"。
如何转型
第1周——并行运行
同一个薪资周期同时发送纸质和电子工资单。这样可以在你完全依赖电子方式之前发现错误的邮箱地址、邮件过滤和门户访问问题。
第2周——沟通通知
告诉员工正在发生什么变化、为什么变、如何访问工资单。截图说明很有帮助。提供纸质退出选项。
第3周及以后——逐步淘汰纸质
并行运行成功后，停止打印。保留退出选项。
最常见的问题不是员工抵触——而是系统中过期的邮箱地址。先把这个问题解决。
文件柜的问题
你仍然需要保留记录——3年（美国）、6年（英国）、7年（澳大利亚）。电子方式让这变得更容易：云存储可搜索、有备份，而且不占用办公空间。
在保留期限到期或完成数字化之前，不要销毁现有的纸质文件。
立即转型
CleverSlip 默认以电子方式发送工资单——通过邮件发送密码保护的 PDF，或通过员工自助门户。员工随时可以访问完整的历史记录。你可以获得完整的审计跟踪。
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