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給与計算のミスが派手に起きることはまずありません。ある日突然、時間外労働の計算を間違えようと決意する人はいないのです。
ミスは静かに忍び寄ります。1月に税率を更新し忘れたり、時間外手当の計算に生産性賞与を含めなかったり、新入社員の福利厚生控除の設定が1週間遅れたり。
1回の給与で$20のミスが、従業員30人なら年末までに**$12,480**になります。しかもそれは罰金を含まない額です。
1. 労働者の分類ミス
雇用されている実態があるのに「業務委託」として扱えば、雇用主負担の社会保険料や福利厚生費を節約できます — 税務当局が再分類するまでは。
| 国 | 発覚した場合 |
|---|---|
| 米国 | IRS（内国歳入庁）による未払い雇用税の最大100%の罰金 |
| 英国 | HMRC（歳入関税庁）によるIR35の執行 — 数年分の遡及課税 |
| オーストラリア | ATO（国税庁）による再分類 + 未払い賃金 + 罰金 |
判断基準： いつ、どこで、どのように働くかをあなたが管理しているなら、その人はおそらく従業員です。契約書に何と書いてあるかにかかわらず。
2. 前年の税率を使い続ける
毎年1月、何かが変わります。税率区分の変更、賃金上限の更新、年金拠出上限の調整。
2026年だけでも、複数の米国の州が所得税率を変更し、Social Securityの賃金上限は$176,100に移動し、オーストラリアのスーパーアニュエーション保証率は11.5%に上昇しました。
2月に2025年の税率を使っていたら？全従業員の源泉徴収がわずかにずれます。1回あたり$10〜30の差は誰も気づきません。しかし12月には、全従業員分の差異を精算する羽目になります。
対策： 各課税年度の初めに、すべての税率と閾値を確認する。毎年。例外なく。
3. 時間外手当の計算ミス
ミスの本質は、1.5倍を支払わないことではありません。そのルールはほとんどの雇用主が知っています。
ミスの本質は、間違った基準額に1.5倍を掛けることです。
FLSA（公正労働基準法）では、「通常の時給」に非裁量的賞与、シフト差額手当、コミッションを含めなければなりません。
計算例
時給$20の従業員が、40時間勤務の週に$400の生産性賞与を受けた場合。
| 間違い | 正しい | |
|---|---|---|
| 通常の時給 | $20/時間 | $30/時間（$800 + $400 ÷ 40） |
| 時間外の時給 | $30/時間 | $45/時間 |
| 時間外1時間あたりの差額 | — | $15 |
時給制の従業員チーム全体で1年間累積すると、この差額は5桁に達します。
4. 申告・届出期限の超過
| 国 | 罰則 |
|---|---|
| 米国（IRS） | 遅延日数に応じて未払税額の2%〜15% |
| 英国（HMRC） | £100から開始、毎月増加 |
| オーストラリア（ATO） | 28日間ごとに$313、申告書1件あたり |
これらの罰則は完全に回避可能です。リマインダーを設定し、数日前倒しで申告しましょう。1日遅れた罰金は、1日早く申告するコストよりも常に高くつきます。
5. 記録の保管期間不足
| 国 | 保管期間 |
|---|---|
| 米国（FLSA） | 3年（一部の州：4〜7年） |
| 英国 | 6年 |
| オーストラリア | 7年 |
監査時に記録を提示できなければ、立証責任はあなた側に移ります。
故意に記録を破棄しているケースはまれです。よくあるのは、オフィス移転、ハードディスクの故障、システム移行時に記録を紛失するケースです。デジタルストレージと自動バックアップがあれば、このリスクは完全に排除できます。
6. 不完全な給与明細
些細なことに思えますが、誰かが苦情を申し立てた途端に深刻になります。
| 国 | 罰則 |
|---|---|
| カリフォルニア | 初回$50、2回目以降$100 — 従業員1人・支払期間1回あたり |
| オーストラリア | 違反1件あたりAUD $19,800 |
| フランス | 不備のある給与明細1件につき最大€450 |
| 英国 | 未通知控除に対する審判所への請求 |
多くの場合、原因は必須項目の記載漏れです。英国の給与明細での労働時間の省略、オーストラリアの給与明細でのスーパーアニュエーションの未記載、カリフォルニアの給与明細での支払対象期間の欠落など。
7. 給与の遅延支払い
給与の遅延は、他のほとんどの問題よりも早く信頼関係を壊します。
人的影響に加えて、法的な結果もあります。カリフォルニア州の待機時間ペナルティは、最終給与の支払いが遅れた日数×日給で計算され、最大30日分が課されます。
余裕を持つ： 給料日が金曜日なら、火曜日に給与処理を行う。銀行の処理遅延を見込んでおく。給与担当者が不在のときのバックアッププランを用意する。
8. 福利厚生控除の誤り
新入社員が家族プランの健康保険を選択したのに、個人プランで登録されてしまう。年度途中で歯科保険を解約したのに控除が続く。こうしたミスは表面化しにくいもので、従業員が数か月間気づかないこともあります。
対策： 毎月、福利厚生の控除額と加入記録を照合する。1時間で済む作業が、はるかに長い時間のかかる問題を未然に防ぎます。
9. 期中変更の日割り計算漏れ
従業員が15日に昇給した場合、新しい給与額を月全体に適用することはできません。
新たな差押え命令、納税ステータスの変更、期中の福利厚生加入変更も同様です。新しい率を期間全体に適用すると、年度累計、源泉徴収額、福利厚生に差異が生じます。
発効日を入力すること。次の支払期間の開始日ではありません。ほとんどの給与計算ソフトは、日付を正しく設定すれば自動で日割り計算します。
10. スプレッドシートでの給与計算
スプレッドシートは税率の変更を警告しません。控除の漏れを検知しません。法令準拠の給与明細を生成しません。税務申告も行いません。
そして18か月前に作ったあの数式 — 賞与のある月に時間外労働が発生した場合を除けば完璧に動くやつ — は、発覚を待つ地雷です。
給与計算ソフトのコストは、スプレッドシートの重大なミス1件のコストよりも、ほぼ確実に安くつきます。
共通する根本原因
これらのミスのほとんどに共通するのは、手作業のプロセスに依存していることです。適切なタイミングで、適切な数字を使って、適切な処理を行うことを「誰かが覚えていること」に頼っている限り、ミスはなくなりません。
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