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多くの中小企業のオフィスには、誰も話題にしたがらないファイルキャビネットがあります。
中には従業員名と日付で（大まかに）分類された給与明細のコピーがぎっしり。一番下の引き出しは3年間開けられていません。
住宅ローンの申請で2024年11月の給与明細が必要だと言われたら、誰かが20分かけてフォルダを探し回ることになります。
一方、隣の会社の従業員はポータルにログインし、「2024年11月」をクリックして、10秒でPDFをダウンロードしています。
比較表
| 紙 | デジタル | |
|---|---|---|
| 1件あたりのコスト | $1.50〜3.00 | ほぼゼロ |
| 配信速度 | 1〜5日 | 即時 |
| セキュリティ | 紛失・盗難・他者の目に触れるリスク | パスワード保護、暗号化 |
| 保管 | ファイルキャビネット | クラウド、容量無制限 |
| 検索性 | 手作業で探す | キーワード検索 |
| 従業員のアクセス | 営業時間のみ | 24時間365日セルフサービス |
| 監査証跡 | 手動記録 | 自動確認 |
| 災害対策 | 火災・水害に脆弱 | クラウドバックアップ |
コスト試算
従業員50人、月払いの企業の場合：
紙の場合
| 項目 | 年間コスト |
|---|---|
| 用紙＋印刷 | $300 |
| 封筒 | $120 |
| 郵送料 | $600 |
| 作業時間（10分/回 × 12回） | 約$200 |
| ファイリング＋保管 | 約$100 |
| 合計 | 約$1,320 |
デジタルの場合
| 項目 | 年間コスト |
|---|---|
| 給与明細ソフトウェア | $0〜948 |
| 作業時間（2分/回 × 12回） | 約$40 |
| 合計 | $40〜988 |
従業員50人の規模では、節約額はそこそこです。200人以上になると、紙のコストは4倍に膨らむのに対し、デジタルはほとんど変わりません。
セキュリティ：イメージとは異なる現実
直感的にはこう思うでしょう。デジタル＝ハッキングされやすい、紙＝安全。
実態はもっと複雑です。
紙のリスク
- 郵便で紛失、または誤配送
- プリンター周辺にいる人の目に触れる
- デスクに放置されたり、シュレッダーにかけずに廃棄される
- 一度手を離れると、アクセスを取り消せない
デジタルの利点
- パスワード保護されたPDF
- 通信時の暗号化（TLS）
- 認証付きポータルアクセス
- アクセスログ — 誰がいつ何を閲覧したか把握可能
- 不正アクセス時にアカウントをロック可能
デジタルで管理すべきリスク
- 給与明細通知を装ったフィッシングメール
- 従業員ポータルの脆弱なパスワード
- プロバイダーのセキュリティ体制が重要 — SOC 2やISO 27001を確認する
Gmailアカウントから保護なしのPDFをメールで送るのは避けてください。それは紙より危険です。
法的環境
無条件で認められている国
- 英国 — 制限なし
- オーストラリア — Fair Work Act（公正労働法）で明示的に許可
- シンガポール — 従業員がアクセスできることが条件
従業員の同意が必要な国
- ドイツ — 明示的な同意が必要
- フランス — 従業員はいつでも拒否可能、雇用主は紙に戻す義務がある
米国 — 州によって異なる
ほとんどの州で電子配信が認められていますが、一部の州では従業員のオプトインや、印刷しやすい環境の確保が求められます。
管轄地域にかかわらないベストプラクティス： デジタルを基本としつつ、紙でのオプトアウトを常に用意する。
従業員が本当に求めているもの
ここが最も説得力のあるポイントです。
ほとんどの従業員は、給料日の数日後に届く紙の明細を望んでいません。給料日当日に給与明細を確認し、金額を確かめて、次に進みたいのです。
セルフサービスポータルが決め手となる機能です。
- どのデバイスからでも即座にアクセス
- 初日からの完全な履歴
- 住宅ローン、ビザ申請、賃貸契約用にPDFをダウンロード
- 「3月の給与明細を再送してもらえますか？」というHRへのメールが不要に
72%の従業員が、住宅ローン、ビザ、賃貸の申請で過去の給与明細を必要とした経験があります。即時ダウンロードは「ファイルを探して後で送ります」に勝ります。
切り替えの進め方
第1週 — 並行運用
1回の支払期間で紙とデジタルの両方を送ります。メールアドレスの誤り、メールフィルター、ポータルアクセスの問題を、完全移行する前に発見できます。
第2週 — 周知
従業員に、何が変わるのか、なぜ変わるのか、給与明細へのアクセス方法を伝えます。スクリーンショット付きの説明が効果的です。紙でのオプトアウトも提示しましょう。
第3週以降 — 紙の廃止
並行運用が成功したら、印刷を停止します。オプトアウトの選択肢は引き続き残しておきます。
最もよくある問題は従業員の抵抗ではなく、システム上のメールアドレスが古くなっていることです。まずはメールアドレスの整備から始めましょう。
ファイルキャビネット問題
記録の保管義務は依然として残ります — 米国は3年、英国は6年、オーストラリアは7年。デジタルならこれが容易になります。クラウドストレージは検索可能で、バックアップされ、オフィスのスペースも不要です。
保管期間を過ぎるか、デジタル化が完了するまで、既存の紙の明細を廃棄しないでください。
切り替えを始めよう
CleverSlipはデフォルトで給与明細をデジタル配信します。パスワード保護されたPDFをメールで送信するか、従業員用セルフサービスポータルをご利用いただけます。従業員はいつでも過去の給与明細にアクセスでき、完全な監査証跡が残ります。
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