Nettolohn berechnen: Schritt-für-Schritt-Anleitung für Arbeitgeber

Jeden Abrechnungszeitraum dieselbe Frage: Wie viel landet tatsächlich auf dem Bankkonto Ihres Mitarbeiters?

Die Differenz zwischen dem, was Sie budgetieren, und dem, was Mitarbeiter sehen, füllen Steuern, Versicherungen, Rentenbeiträge und ein Dutzend weitere Positionen. Schon kleine Fehler bedeuten Nachzahlungen, Strafen oder unangenehme Korrekturgespräche.

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Die Formel

Nettolohn = Bruttolohn − Vorsteuerabzüge − Steuern − Nachsteuerabzüge

Einfache Formel. Die Komplexität steckt in den einzelnen Bestandteilen.

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Schritt 1: Bruttolohn

Für Gehaltsempfänger teilen Sie das Jahresgehalt durch die Anzahl der Abrechnungszeiträume:

Zahlungsfrequenz	Zeiträume/Jahr	Bei $60.000 Jahresgehalt
Wöchentlich	52	$1.153,85
Zweiwöchentlich	26	$2.307,69
Halbmonatlich	24	$2.500,00
Monatlich	12	$5.000,00

Für Stundenlohnempfänger multiplizieren Sie den Stundensatz mit den geleisteten Stunden. Überstunden verändern die Berechnung allerdings.

Der „reguläre Stundensatz" für Überstunden ist nicht einfach der Grundstundenlohn. Nach dem FLSA (Fair Labor Standards Act) müssen nicht-diskretionäre Boni und Schichtzulagen vor der Berechnung des 1,5-fachen Multiplikators eingerechnet werden. Dies ist einer der häufigsten FLSA-Verstöße.

Vergessen Sie nicht, Provisionen, Zulagen, Urlaubsgeld und Schichtzulagen hinzuzurechnen.

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Schritt 2: Vorsteuerabzüge

Diese reduzieren das zu versteuernde Einkommen — der Mitarbeiter zahlt weniger Steuern.

Die wichtigsten Posten

• 401(k) / Betriebliche Altersvorsorge — in der Regel der größte Posten. Ein 6%-Beitrag bei $5.000/Monat = $300, die nicht besteuert werden (bis zur Auszahlung)
• Krankenversicherung — Prämien des arbeitgeberfinanzierten Tarifs. Ein Mitarbeiter, der $200/Monat zahlt, spart etwa $50–70 an Steuern gegenüber einer Nachsteuerzahlung
• HSA / FSA — steuerbegünstigte Gesundheitssparkonten (US-spezifisch, Jahreshöchstgrenzen gelten)

Kurzbeispiel

	Betrag
Bruttolohn	$5.000
401(k) bei 6%	−$300
Krankenversicherung	−$200
Zu versteuerndes Einkommen	$4.500

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Schritt 3: Steuern

Hier wird es länderspezifisch.

USA — Vier Ebenen tief

Steuer	Satz	Anmerkungen
Bundeseinkommensteuer	10%–37%	Basierend auf W-4 und Steuerstufen
Social Security	6,2%	Bis zur Beitragsbemessungsgrenze von $176.100
Medicare	1,45%	Keine Obergrenze; +0,9% über $200.000
Staatseinkommensteuer	0%–13,3%	9 Bundesstaaten erheben keine

Ein Mitarbeiter in New York City hat vier Ebenen der Einkommensteuer auf jeder Gehaltsabrechnung.

Großbritannien — Einfachere Struktur

Steuer	Satz	Anmerkungen
Einkommensteuer (Income Tax)	20% / 40% / 45%	£12.570 Grundfreibetrag
Sozialversicherung (National Insurance)	8% / 2%	Stufenbasiert
Studiendarlehen (Student Loan)	9% über dem Schwellenwert	Falls zutreffend

Deutschland — Komplex, aber transparent

Krankenversicherung (~7,3%), Rentenversicherung (9,3%), Arbeitslosenversicherung (1,3%), Pflegeversicherung (1,7%+), Lohnsteuer, ggf. Kirchensteuer, ggf. Solidaritätszuschlag. Mitarbeiter sehen jede einzelne Position.

Es geht nicht darum, jeden Satz auswendig zu kennen — sie ändern sich jährlich. Es geht darum, die aktuellen Jahressätze zu verwenden. Die Steuerstufen des Vorjahres, auch wenn nur leicht abweichend, summieren sich bis Dezember zu echten Differenzen.

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Schritt 4: Nachsteuerabzüge

Nach den Steuern können weitere Abzüge anfallen:

• Roth 401(k) / Roth IRA — Altersvorsorge aus dem Nettolohn
• Lohnpfändungen — gerichtlich angeordnet, gesetzlich verpflichtend
• Gewerkschaftsbeiträge
• Spenden
• Darlehensrückzahlungen

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Schritt 5: Das Endergebnis

Durchgerechnetes Beispiel — USA, monatlich, alleinstehend

Position	Betrag
Bruttolohn	$5.000,00
401(k) (6%)	−$300,00
Krankenversicherung	−$200,00
Zu versteuerndes Einkommen	$4.500,00
Bundeseinkommensteuer	−$590,00
Social Security (6,2%)	−$310,00
Medicare (1,45%)	−$72,50
Staatseinkommensteuer (5%)	−$225,00
Roth IRA	−$100,00
Nettolohn	$3.202,50

Das sind 64% des Bruttolohns. Bei Gutverdienern in Bundesstaaten mit hohen Steuern kann dieser Wert unter 60% fallen.

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Wo Fehler passieren

Veraltete Steuertabellen

Steuersätze ändern sich jeden Januar. Wenn niemand das System aktualisiert, ist der Steuerabzug jedes Mitarbeiters das ganze Jahr über leicht falsch.

Falsche Überstundenbasis

Ein Mitarbeiter mit $20/Stunde und einem Produktionsbonus von $400 in einer 40-Stunden-Woche hat einen regulären Stundensatz von $30/Stunde, nicht $20. Sein Überstundensatz sollte $45 betragen, nicht $30. Über ein Jahr gerechnet, bei einem Team von Stundenlohnempfängern, beläuft sich die Differenz auf fünfstellige Beträge.

Keine anteilige Berechnung bei Änderungen innerhalb des Zeitraums

Jemand bekommt am 15. eine Gehaltserhöhung? Das neue Gehalt darf nicht auf den ganzen Monat angewendet werden. Gleiches gilt für Änderungen bei Sozialleistungen, Steuerklassenwechsel und neue Pfändungen.

Zu frühes Runden

Rechnen Sie mit mindestens 4 Nachkommastellen. Runden Sie erst beim endgültigen Nettolohn. Kleine Rundungen bei jedem Schritt verursachen Abweichungen, die sich in den kumulierten Jahreswerten bemerkbar machen.

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Kumulierte Jahreswerte

Jede Gehaltsabrechnung sollte laufende Summen für Bruttolohn, Abzüge, Steuern und Nettolohn ausweisen. Mitarbeiter benötigen diese für Kreditanträge. Sie benötigen sie für die Jahresabschlussberichte — W-2, P60, Lohnsteuerbescheinigung.

Wenn die kumulierten Jahreswerte nicht aufgehen, lässt sich die Ursache fast immer auf eine unterjährige Korrektur zurückführen, die nicht rückwirkend angewendet wurde.

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Schluss mit Tabellenkalkulationen

CleverSlip berechnet Bruttolohn, Abzüge, Steuern und Nettolohn automatisch mit den aktuellen Sätzen für über 20 Länder. Geben Sie die Mitarbeiterdaten ein, wählen Sie das Land und erstellen Sie die Gehaltsabrechnung.

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