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Una nomina -- llamada pay stub en EE.UU., wage slip en partes de Europa, o salary slip en Asia -- es el documento que entregas a un empleado cada vez que le pagas.
Muestra lo que gano, lo que se le desconto y lo que realmente llego a su cuenta bancaria.
Suena sencillo. Pero si lo haces mal, las consecuencias van desde conversaciones incomodas hasta multas de cinco cifras.
Por que deberia importarte?
En California, una nomina incompleta te cuesta $50-100 por infraccion, por empleado, por periodo de pago.
En Australia, tienes un dia habil despues del pago para entregarla -- o enfrentar multas superiores a AUD $19,000.
En el Reino Unido, la falta de nominas puede llevarte directamente a un Tribunal Laboral.
Incluso en jurisdicciones donde las nominas no son estrictamente obligatorias, conviene emitirlas. Cuando un empleado dispute su pago dentro de seis meses, la nomina es tu prueba de que los numeros eran correctos.
Anatomia de una nomina
Toda nomina -- sin importar el pais -- tiene la misma estructura basica.
El encabezado
Identifica quien paga a quien:
| Campo | Que incluir |
|---|---|
| Nombre y direccion del empleador | Tu razon social registrada |
| Nombre e ID del empleado | Tal como aparece en su contrato |
| Puesto de trabajo | Cargo actual |
| Identificacion fiscal / NSS | Donde lo exija la ley |
| Periodo de pago | Fechas de inicio y fin |
| Fecha de pago | Cuando se realizo la transferencia |
La seccion de ingresos
Desglosa todo lo que el empleado gano en ese periodo:
- Salario base o tarifa por hora x horas trabajadas
- Horas extra a 1.5x o 2x
- Bonificaciones y comisiones
- Complementos -- vivienda, transporte, comidas
- Pago de vacaciones
Cada linea debe aparecer por separado. Los empleados merecen ver exactamente de donde proviene su salario bruto.
La seccion de deducciones
Aqui es donde entran las reglas especificas de cada pais.
Un empleado en EE.UU. puede ver cuatro capas de impuesto sobre la renta (federal, estatal, municipal, mas FICA). Un empleado en Alemania ve impuesto sobre la renta, recargo de solidaridad, impuesto eclesiastico y cuatro contribuciones separadas al seguro social. Una nomina francesa tiene mas de 40 campos obligatorios.
Deducciones comunes en la mayoria de los paises:
- Impuesto sobre la renta -- tantas capas como exija tu jurisdiccion
- Seguridad social / National Insurance -- contribuciones obligatorias del gobierno
- Pension / jubilacion -- 401(k), superannuation, pension del trabajo
- Seguro medico -- planes patrocinados por el empleador
- Otros -- cuotas sindicales, embargos, devolucion de prestamos
El resumen
La parte que todo empleado lee primero:
| Linea | Significado |
|---|---|
| Salario bruto | Total antes de deducciones |
| Total de deducciones | Todo lo que se desconto |
| Salario neto | Lo que llega a la cuenta bancaria |
| Acumulados del ejercicio | Cifras acumuladas del ano fiscal |
Requisitos por region de un vistazo
| Pais | Obligatorio? | Regla clave | Sancion |
|---|---|---|---|
| EE.UU. | Depende del estado | 47 estados exigen alguna forma | CA: $50-100/infraccion |
| Reino Unido | Si, todos los trabajadores | Desde abril de 2019 | Tribunal: hasta 13 semanas de deducciones |
| Alemania | Si | Debe mostrar seguro social del empleador y del empleado | Demandas ante tribunales laborales |
| Francia | Si | Mas de 40 campos obligatorios | Hasta EUR450/nomina |
| Australia | Si, en 1 dia | El plazo mas estricto del mundo | AUD $19,800/infraccion |
| Japon | Si | Se requieren lineas separadas de prima por horas extra | Advertencias de Normas Laborales |
| Singapur | Si | Desglose del CPF por tipo de cuenta | SGD $200/infraccion |
Algunos casos destacados
California tiene los requisitos mas estrictos de EE.UU. El Codigo Laboral (Labor Code) S226 exige nueve datos especificos. Si falta alguno, las multas escalan con el numero de empleados.
Francia hizo una reforma de simplificacion en 2018, agrupando contribuciones sociales similares. Pero el requisito subyacente de mas de 40 campos no cambio realmente.
Australia combina requisitos de contenido estrictos con una aplicacion agresiva. La Fair Work Ombudsman audita activamente a las empresas, especialmente en hosteleria, comercio minorista y agricultura.
Papel vs. digital
La mayoria de las jurisdicciones ahora aceptan nominas electronicas.
El argumento practico para pasar a digital es solido: entrega instantanea, PDF protegidos con contrasena, acceso a un portal de autoservicio y nada de archivadores.
Algunas salvedades:
- Alemania requiere el consentimiento explicito del empleado para la entrega electronica
- Francia permite que los empleados rechacen el formato digital en cualquier momento
- Algunos estados de EE.UU. requieren que los empleados acepten explicitamente
Buena practica: usa el formato digital, pero ofrece siempre la opcion en papel.
Errores comunes
Los errores que causan mas dano suelen ser los mas aburridos:
- Tasas fiscales desactualizadas -- no actualizarlas en enero y que cada nomina salga ligeramente mal todo el ano
- Campos obligatorios faltantes -- olvidar las horas en una nomina del Reino Unido, o el ABN del empleador en Australia
- Cambios a mitad de periodo -- aplicar una nueva tarifa salarial a todo el mes en lugar de prorratear
- Redondear demasiado pronto -- pequenas diferencias de redondeo se acumulan en discrepancias en los acumulados del ejercicio
Un error de $20 por nomina, en 30 empleados, suma $12,480 en diciembre. Y eso es antes de las sanciones.
Como empezar
CleverSlip genera nominas con plantillas especificas por pais -- seleccionas el pais, introduces los datos del empleado y el sistema se encarga de los campos obligatorios, los calculos y el formato correspondiente a esa jurisdiccion.
Sin hojas de calculo. Sin adivinar que campos exige Francia este ano.
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