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Embauchez quelqu'un en Australie et vous avez un jour ouvrable pour lui remettre un bulletin de paie. Ratez ce délai et vous risquez AUD $19,800 d'amende — par infraction.
Pendant ce temps, au Texas, aucune loi de l'État n'impose de bulletin de paie.
Si vous employez des personnes dans plus d'un pays — ou même dans plus d'un État américain — vous devez composer avec un patchwork de règles qui ne sont pas toujours intuitives.
Référence rapide
| Pays | Obligatoire ? | Format électronique accepté ? | Sanction principale |
|---|---|---|---|
| États-Unis | Variable selon l'État | La plupart des États | CA : $50–100/infraction |
| Royaume-Uni | Oui, tous les travailleurs | Oui | Tribunal : 13 semaines de retenues |
| Allemagne | Oui | Avec consentement | Recours devant les tribunaux du travail |
| France | Oui | Le salarié peut refuser | €450/bulletin |
| Australie | Sous 1 jour | Oui | AUD $19,800/infraction |
| Japon | Oui | Oui | Avertissements des normes du travail |
| Singapour | Oui | Oui | SGD $200/infraction |
| Espagne | Oui, format prescrit | Oui | Sanctions du ministère du Travail |
Amérique du Nord
États-Unis — 50 États, 50 jeux de règles
Aucune loi fédérale n'impose de bulletins de paie. Le FLSA (Fair Labor Standards Act) vous oblige à tenir des registres, mais ne précise pas que vous devez les partager dans un format particulier.
Les États comblent ce vide — de manière incohérente.
La Californie est la plus stricte. Le Labor Code §226 (Code du travail) exige neuf données spécifiques. Omettez-en une et la pénalité est de $50 la première fois, puis $100 — par salarié, par période de paie. Pour 100 salariés, une erreur systémique accumule des amendes à cinq chiffres en un seul trimestre.
New York exige les heures, les taux, les retenues et les indemnités à chaque paiement.
Le Texas, l'Alabama et le Mississippi ? Aucune exigence au niveau de l'État.
Le conseil pratique : fournissez des bulletins de paie détaillés partout, indépendamment des obligations légales. Le coût de leur génération est dérisoire comparé à celui d'une défense sans preuve.
Canada
Chaque province fixe ses propres règles. L'Ontario exige un relevé de paie à chaque paiement. La Colombie-Britannique impose les heures, les taux, les heures supplémentaires et les retenues. Le Québec exige des bulletins de paie en français.
Europe
Royaume-Uni
Depuis avril 2019, l'obligation de remettre un bulletin de paie s'étend à tous les travailleurs — et non pas seulement aux salariés. Cela inclut les travailleurs intérimaires et le personnel occasionnel.
Rubriques obligatoires : salaire brut, retenues variables avec montants, salaire net, et heures travaillées pour la rémunération au temps.
La sanction en cas de non-conformité ? Un tribunal du travail (Employment Tribunal) peut ordonner le remboursement de toute « retenue non notifiée » sur une période allant jusqu'à 13 semaines. Si vous avez prélevé des cotisations retraite sans les faire apparaître — c'est une mauvaise surprise.
Allemagne
Les bulletins de paie allemands sont denses par nature. L'Entgeltabrechnung (fiche de paie) indique :
- L'impôt sur le revenu (Lohnsteuer)
- L'impôt ecclésiastique (Kirchensteuer) le cas échéant
- La contribution de solidarité
- Quatre cotisations d'assurance sociale — maladie, retraite, chômage, dépendance
- Les parts salariale et patronale
Les salariés voient le coût total de leur emploi. Pour les employeurs, toute erreur sur une seule ligne est immédiatement visible.
France
Le bulletin de paie fait figure d'exception. Même après la réforme de simplification de 2018, plus de 40 rubriques obligatoires subsistent. La réforme a regroupé des cotisations similaires pour un aspect plus clair, mais les données sous-jacentes requises n'ont pas changé.
Et voici le piège : les salariés peuvent refuser la remise électronique à tout moment, obligeant l'employeur à revenir au format papier.
Espagne
La nómina (fiche de paie) doit suivre un format spécifique défini par le ministère du Travail. Vous ne pouvez pas improviser avec un modèle générique — la structure prescrite sépare les données employeur, les données salarié, les revenus et les retenues dans un ordre précis.
L'Espagne utilise également 14 mensualités par an — deux pagas extraordinarias (paies exceptionnelles) supplémentaires en juin et décembre.
Asie-Pacifique
Australie
Combine les délais les plus stricts avec les sanctions les plus lourdes.
Bulletin de paie dans un délai d'un jour ouvrable après le paiement. Doit inclure l'ABN de l'employeur, les montants brut/net, toutes les majorations, les cotisations de superannuation (actuellement 11.5%), et les retenues autorisées.
Le Fair Work Ombudsman (médiateur du travail) audite activement les entreprises. Sanctions pour les particuliers : jusqu'à AUD $19,800 par infraction. Pour les entreprises : jusqu'à $99,000.
Japon
Le Labour Standards Act (loi sur les normes du travail) exige des relevés de salaire indiquant l'impôt sur le revenu, la taxe de résidence et toutes les cotisations d'assurance sociale.
Les heures supplémentaires obéissent à des règles spécifiques qui affectent la présentation du bulletin :
| Type | Majoration | Exemple |
|---|---|---|
| Heures supplémentaires classiques | +25% | ¥2,500 de base → ¥3,125 |
| Travail de nuit (22h–5h) | +25% | Se cumule avec les heures supplémentaires |
| Travail les jours fériés | +35% | ¥2,500 → ¥3,375 |
| Heures supplémentaires de nuit | +50% | Les deux majorations combinées |
Chaque majoration doit apparaître séparément sur le bulletin de paie.
Singapour
Les bulletins de paie détaillés sont obligatoires depuis 2016, avec une attention particulière portée aux cotisations au CPF (Central Provident Fund, caisse de prévoyance centrale). Les taux varient selon la tranche d'âge et le statut de résidence — citoyens, résidents permanents et travailleurs étrangers ont chacun un barème différent.
Singapour ne pratique notamment pas la retenue à la source sur les salaires. Les salariés déclarent et paient leurs impôts annuellement. Mais les employeurs doivent tout de même transmettre les données de rémunération à l'IRAS chaque année.
Ce que cela signifie en pratique
Vous opérez dans un seul pays ? Apprenez les règles une fois, configurez votre modèle, maintenez-le à jour au fil des évolutions réglementaires.
Vous opérez à l'international ? Le bulletin de paie d'un salarié britannique ne ressemble en rien à celui d'un salarié français. Les délais australiens sont plus stricts que partout en Europe. Les exigences américaines dépendent de l'État où se trouvent vos salariés.
CleverSlip gère cela grâce à des modèles adaptés à chaque pays — sélectionnez le pays, et le bulletin de paie inclut toutes les rubriques exigées par cette juridiction.
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