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Contrata a alguien en Australia y tienes un dia habil para entregarle una nomina. Si no lo haces, te enfrentas a multas de AUD $19,800 -- por infraccion.
Mientras tanto, en Texas, no existe ley estatal que exija recibos de pago.
Si empleas personas en mas de un pais -- o incluso en mas de un estado de EE.UU. -- te enfrentas a un mosaico de normativas que no siempre tienen logica intuitiva.
Referencia rapida
| Pais | Obligatorio? | Formato electronico? | Sancion principal |
|---|---|---|---|
| EE.UU. | Depende del estado | La mayoria de los estados | CA: $50-100/infraccion |
| Reino Unido | Si, todos los trabajadores | Si | Tribunal: 13 semanas de deducciones |
| Alemania | Si | Con consentimiento | Demandas ante tribunales laborales |
| Francia | Si | El empleado puede rechazarlo | EUR450/nomina |
| Australia | En 1 dia | Si | AUD $19,800/infraccion |
| Japon | Si | Si | Advertencias de Normas Laborales |
| Singapur | Si | Si | SGD $200/infraccion |
| Espana | Si, formato prescrito | Si | Sanciones del Ministerio de Trabajo |
Norteamerica
Estados Unidos -- 50 estados, 50 conjuntos de reglas
Ninguna ley federal exige recibos de pago. La FLSA exige que lleves registros, pero no dice que debas compartirlos en ningun formato particular.
Los estados llenan ese vacio -- de forma inconsistente.
California es el mas estricto. El Codigo Laboral (Labor Code) S226 exige nueve datos especificos. Si falta alguno, la sancion es de $50 la primera vez, $100 despues -- por empleado, por periodo de pago. Con 100 empleados, un error sistematico acumula multas de cinco cifras en un solo trimestre.
Nueva York exige horas, tarifas, deducciones y complementos con cada pago.
Texas, Alabama y Mississippi? Ninguna exigencia estatal.
El consejo practico: proporciona recibos de pago detallados en todas partes, independientemente de los requisitos legales. El coste de generarlos es insignificante comparado con defenderte sin ellos.
Canada
Cada provincia establece sus propias reglas. Ontario exige comprobantes de pago con cada pago. Columbia Britanica exige horas, tarifas, horas extra y deducciones. Quebec exige los recibos de pago en frances.
Europa
Reino Unido
Desde abril de 2019, los requisitos de nomina se extienden a todos los trabajadores -- no solo a los empleados fijos. Esto incluye trabajadores de agencia y personal eventual.
Campos obligatorios: salario bruto, deducciones variables con importes, salario neto y horas trabajadas para pagos basados en tiempo.
La sancion por incumplimiento? Un Tribunal Laboral (Employment Tribunal) puede ordenar la devolucion de cualquier "deduccion no notificada" de hasta 13 semanas. Si has estado descontando contribuciones a la pension sin reflejarlas -- es una sorpresa desagradable.
Alemania
Las nominas alemanas son densas por diseno. La Entgeltabrechnung muestra:
- Impuesto sobre la renta (Lohnsteuer)
- Impuesto eclesiastico (Kirchensteuer) si corresponde
- Recargo de solidaridad
- Cuatro contribuciones al seguro social -- salud, pension, desempleo, dependencia
- Tanto la parte del empleado como la del empleador
Los empleados ven el coste total de su empleo. Para los empleadores, cualquier error en una sola linea es inmediatamente visible.
Francia
El bulletin de paie es un caso atipico. Incluso despues de una reforma de simplificacion en 2018, siguen siendo obligatorios mas de 40 campos. La reforma agrupo contribuciones similares para que pareciera mas limpio, pero los requisitos de datos subyacentes no cambiaron.
Y aqui esta la trampa: los empleados pueden rechazar la entrega electronica en cualquier momento, obligando al empleador a volver al papel.
Espana
La nomina debe seguir un formato especifico del Ministerio de Trabajo. No se puede improvisar con una plantilla generica -- la estructura prescrita separa los datos del empleador, los datos del empleado, los devengos y las deducciones en un orden determinado.
Espana ademas utiliza 14 pagas mensuales al ano -- dos pagas extraordinarias en junio y diciembre.
Asia-Pacifico
Australia
Combina el plazo mas estricto con las sanciones mas severas.
Nominas en un dia habil desde el pago. Deben incluir el ABN del empleador, importes bruto/neto, todos los complementos, contribuciones al superannuation (actualmente 11.5%) y deducciones autorizadas.
La Fair Work Ombudsman audita activamente a las empresas. Sanciones para personas fisicas: hasta AUD $19,800 por infraccion. Para empresas: hasta $99,000.
Japon
La Ley de Normas Laborales (Labour Standards Act) exige declaraciones salariales que muestren impuesto sobre la renta, impuesto de residencia y todas las deducciones del seguro social.
Las horas extra tienen reglas especificas que afectan al formato de la nomina:
| Tipo | Prima | Ejemplo |
|---|---|---|
| Horas extra regulares | +25% | JPY2,500 base --> JPY3,125 |
| Trabajo nocturno (22:00-5:00) | +25% | Se acumula con las horas extra |
| Trabajo en festivo | +35% | JPY2,500 --> JPY3,375 |
| Horas extra nocturnas | +50% | Ambas primas combinadas |
Cada prima debe mostrarse por separado en la nomina.
Singapur
Los recibos de pago detallados son obligatorios desde 2016, con especial atencion a las contribuciones al CPF (Central Provident Fund). Las tasas varian segun grupo de edad y estatus de residencia -- ciudadanos, residentes permanentes y trabajadores extranjeros tienen diferentes tablas.
Cabe destacar que Singapur no retiene impuesto sobre la renta de las nominas. Los empleados declaran y pagan impuestos anualmente. Pero los empleadores deben reportar los datos de ingresos al IRAS cada ano.
Que significa esto en la practica
Operas en un solo pais? Aprende las reglas una vez, configura tu plantilla y mantenla actualizada cuando cambien las normativas.
Operas en varios paises? La nomina de un empleado del Reino Unido no se parece en nada a una francesa. Los plazos australianos son mas estrictos que en cualquier parte de Europa. Los requisitos de EE.UU. dependen del estado en que se encuentren tus empleados.
CleverSlip lo resuelve con plantillas especificas por pais -- selecciona el pais y la nomina incluye todos los campos que esa jurisdiccion requiere.
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